平成11年４月改正労働基準法で、従業員を雇ったときには、書面を交付して労働条件を明示しなければならないことになりました。
雇入れ通知書には下記の項目が記載されていれば、書式は自由です。
（参考：労働条件通知書−厚生労働省）
 

• 労働契約の期間（期間の定めの有無、定めがある場合はその期間）
• 就業の場所・従事する業務の内容
• 労働時間に関する事項（始業・終業時刻、時間外労働の有無、休憩、休日、休暇等）
• 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切・支払の時期に関する事項
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む） 

• 更新の基準　（更新の有無や判断基準など ）

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無 
   

新入社員を雇ったときには、就業中のトラブル対応や管理対策のためにもいくつかの書類を提出してもらうことをおすすめします。下記のあげる書類はあくまでも例として参考にして下さい。

• 履歴書（写真添付）
• 年金手帳 （基礎年金番号の書いてあるページのコピーでも可）
• 給与等振込承諾書
• 身元保証書
• 誓約書
• 個人情報の取り扱いについて
• 乗用車通勤届（免許証と損害保険証書のコピー添付で）
• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

• 前職分の源泉徴収票
• 雇用保険被保険者証

 

• 扶養家族届
• 扶養家族の添付書類
  大学生・専門学生の場合−在学証明書または学生証のコピー
  配偶者の場合−年金手帳のコピ・パート等勤務先の証明書（支給額等記載）又は所得証明書
  年金受給者の場合−年金証書（改訂通知書）等のコピー

 事業所に常時雇用される人は、国籍や性別、賃金の額等に関係なく、すべて被保険者となるため届出が必要となります。また、社会保険の被保険者となる人を採用した場合は、事業主が本人確認（氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号等を確認）を行った上で、資格取得届に記入して届け出ることになっています。

• 健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届　【5日以内】

扶養の申請を受けた際は、扶養の条件にあてはまるかどうかの確認ができる書類を提出してもらいます。（上記「扶養家族のいる人」参照）

• 健康保険扶養者異動届　【5日以内】　（扶養がある場合）

 従業員さんが年金手帳の紛失をして、基礎年金番号を確認できない場合は、資格取得届と併せて職歴等を記載した「年金手帳再交付申請書」をご提出します。
（参考：年金手帳再交付申請書−年金機構）
 パート等が被保険者の対象になるかどうかは、同じ事業所で同様の業務に従事する一般社員と比較して所定労働時間と所定労働日数が、どちらもおおむね4分の3以上の場合資格取得届を提出する際、「ローマ字氏名届」を提出。
（参考：ローマ字氏名届−年金機構）


 

• 雇用保険被保険者資格取得届　【雇用した日の属する月の翌月10日まで】

 入社時、普通徴収になっている従業員の市民税を年の途中からでも特別徴収に切り換えることができます。本人と相談をして行ってください。

• 特別徴収への切替依頼書　【すみやかに】
  市町村によって依頼書が異なります。従業員の住民票のある市町村に問い合わせて下さい。