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決算で、職員による立替金の清算に誤りがあったとき

質問 回答受付中

決算で、職員による立替金の清算に誤りがあったとき

2008/06/26 20:31

yagamami

積極参加

回答数:3

編集

幾度となく質問ばかりして申し訳ありません。
またよろしくお願い申し上げます。

決算で証憑と伝票を突合しているときに、伝票の金額が
少なく入力されていたものが見つかりました。
 消耗品 2700/小口現金 2700
となるべきところが
 消耗品 2400/小口現金 2400
となっていました(差額300円)

当時の担当者に尋ねたところ、その担当者が立替で
買ってきたもののようで、少なく清算したとは思って
いなかったそうです。
(帳簿上の金額と、実際の小口現金残高に差が生じた
 のではなく、帳簿と実際残高は一致しているのです。
 ただ、帳簿も残高も本来あるべき金額より多くなっている)

その方に差額300円を渡したいのですが、
決算日はとうに過ぎてしまいました。
小口現金の残高確認は決算日に行なったので
決算日付けで
 ○○○ 300/小口現金 300
と仕訳けると残高が合わなくなってしまいますし、
現在の日付で仕訳けると前期の分なのでおかしい
ような気がします。

こういった場合、どのように処理したらよろしいのでしょうか。
ご回答よろしくお願いいたします。

幾度となく質問ばかりして申し訳ありません。
またよろしくお願い申し上げます。

決算証憑と伝票を突合しているときに、伝票の金額が
少なく入力されていたものが見つかりました。
 消耗品 2700/小口現金 2700
となるべきところが
 消耗品 2400/小口現金 2400
となっていました(差額300円)

当時の担当者に尋ねたところ、その担当者が立替で
買ってきたもののようで、少なく清算したとは思って
いなかったそうです。
(帳簿上の金額と、実際の小口現金残高に差が生じた
 のではなく、帳簿と実際残高は一致しているのです。
 ただ、帳簿も残高も本来あるべき金額より多くなっている)

その方に差額300円を渡したいのですが、
決算日はとうに過ぎてしまいました。
小口現金の残高確認は決算日に行なったので
決算日付けで
 ○○○ 300/小口現金 300
仕訳けると残高が合わなくなってしまいますし、
現在の日付で仕訳けると前期の分なのでおかしい
ような気がします。

こういった場合、どのように処理したらよろしいのでしょうか。
ご回答よろしくお願いいたします。

この質問に回答
回答一覧
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1. Re: 決算で、職員による立替金の清算に誤りがあったとき

2008/06/27 13:47

DISKY

すごい常連さん

編集

一番よいのは、その経費を立て替えたときに遡って仕訳を取り消し、再度正しい金額で計上した後に返金。その後決算のやり直しということになるでしょうか。もちろん小口現金帳簿も訂正しなければならないと思いますし、申告の修正も必要になってくるかも知れません。
しかしながらこれは労力がかかる割に、金額的に見て大した意味がない(重要性に欠ける)と判断できるでしょう。

次善案としては、前期損益修正損益勘定を用いた修正ですが、これまた非常に目立つ勘定科目ですし、金額的にあえて計上する意味はないでしょう。

以上より今期の仕訳として
 ○○○ 300/小口現金 300
としてしまっても大した問題はないと思います。

税務的に見ても、前期は損金が少なく計上されている→理論的に納税額が大きくなっている、つまり前払いした形になりますから、税務署からのクレームもつかないと思います。

後は起票した際の金額のチェック体制を見直す、といったところでしょうか。

一番よいのは、その経費を立て替えたときに遡って仕訳を取り消し、再度正しい金額で計上した後に返金。その後決算のやり直しということになるでしょうか。もちろん小口現金帳簿も訂正しなければならないと思いますし、申告の修正も必要になってくるかも知れません。
しかしながらこれは労力がかかる割に、金額的に見て大した意味がない(重要性に欠ける)と判断できるでしょう。

次善案としては、前期損益修正損益勘定を用いた修正ですが、これまた非常に目立つ勘定科目ですし、金額的にあえて計上する意味はないでしょう。

以上より今期の仕訳として
 ○○○ 300/小口現金 300
としてしまっても大した問題はないと思います。

税務的に見ても、前期は損金が少なく計上されている→理論的に納税額が大きくなっている、つまり前払いした形になりますから、税務署からのクレームもつかないと思います。

後は起票した際の金額のチェック体制を見直す、といったところでしょうか。

返信

2. Re: 決算で、職員による立替金の清算に誤りがあったとき

2008/06/27 15:13

yukim729

さらにすごい常連さん

編集

清算時に2700の証憑を2400と読み間違えたと言う事ですよね。
だとすると、2700の消耗品が発生して2400の小口現金を支出したと言う事なので、本来あるべき仕訳は

消耗品 2700/小口現金 2400
        /未払金   300

となり、

消耗品 2400/小口現金 2400

を既に起こしているので、

同日付で

消耗品 300/未払金 300

を追加すればよいと思います。

これで決算を確定させて、実際に差額300円を返した日(もう当該決算期の翌期ですね)に

未払金 300/小口現金 300

とします。

清算時に2700の証憑を2400と読み間違えたと言う事ですよね。
だとすると、2700の消耗品が発生して2400の小口現金を支出したと言う事なので、本来あるべき仕訳

消耗品 2700/小口現金 2400
        /未払金   300

となり、

消耗品 2400/小口現金 2400

を既に起こしているので、

同日付で

消耗品 300/未払金 300

を追加すればよいと思います。

これで決算を確定させて、実際に差額300円を返した日(もう当該決算期の翌期ですね)に

未払金 300/小口現金 300

とします。

返信

3. Re: 決算で、職員による立替金の清算に誤りがあったとき

2008/07/02 00:19

yagamami

積極参加

編集

三日ほど臥せってしまい、その間にたまった仕事でバタバタして
返事が遅くなってしまい申し訳ありません。

DISKY様、yukim729様、ご回答ありがとうございました。
yukim729様の方法で処理することにいたします。
私も前任の方も経理は未経験で、かつ前任の方はあくまで私の
前職の契約が満了して現職につくまでのツナギとして片手間で
やっておられたのでうっかり間違えてしまったようです。
私も不慣れ且つ判らないことが多いので大変ですが、日々の
チェックをきちんと行い、間違えないように気をつけます。
ありがとうございました。

三日ほど臥せってしまい、その間にたまった仕事でバタバタして
返事が遅くなってしまい申し訳ありません。

DISKY様、yukim729様、ご回答ありがとうございました。
yukim729様の方法で処理することにいたします。
私も前任の方も経理は未経験で、かつ前任の方はあくまで私の
前職の契約が満了して現職につくまでのツナギとして片手間で
やっておられたのでうっかり間違えてしまったようです。
私も不慣れ且つ判らないことが多いので大変ですが、日々の
チェックをきちんと行い、間違えないように気をつけます。
ありがとうございました。

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