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クレジットカードを使用した場合の保存書類

質問 回答受付中

クレジットカードを使用した場合の保存書類

2009/02/14 20:37

shonagon

おはつ

回答数:4

編集

こんにちは。何年ぶりかでお世話になります。

個人のクレジットカードを使って、会社の経費を立て替えた場合の保存書類について教えてください。

こちらの掲示板などを拝見しますと、消費税法第30条による消費税仕入控除についての「帳簿の記載」「請求書等の保存」により、カードを使用した際にお店からもらった利用証明書と、カード会社から送られてくる引き落とし明細書をセットで保存した方が良いですなどのアドバイスをして下さっています。

これ以外に、実は気になっているのが、法人税法施行規則第59条による「帳簿書類の整理保管」です。

カードを使用した場合、ここに記載してある「相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類」に該当するような書類がないように思うのですが、みなさんはどう思われますか?

カードを使用したお店が、仮に領収証を発行してくれたとしても、そのお店とカード使用者との間に金銭の授受がないため、それは領収証という名目でも実態は使用証明書の位置づけに過ぎず、収入印紙も貼らなくて良いというようなこともあるようなので、この領収証が正式な「帳簿書類」として認められるのかどうか、よく分からないのです(当社は法人のカードも持っていませんので、その場合の実務もどうやってみえるのか、分からなくて)。

個人のカードで会社の経費の支払いを立て替えるのは、ポイントの付与のことなどいろいろ問題がありそうなので、原則として使用しないよう社員にお願いしようと思っているんですが、その理由を明確にしておかないと、なかなか納得してもらえないような気がしまして…。

カードを使用したことで、トラブルといったような何か経験がおありでしたら、それも教えていただけると幸いです。

こんにちは。何年ぶりかでお世話になります。

個人のクレジットカードを使って、会社の経費を立て替えた場合の保存書類について教えてください。

こちらの掲示板などを拝見しますと、消費税法第30条による消費税仕入控除についての「帳簿の記載」「請求書等の保存」により、カードを使用した際にお店からもらった利用証明書と、カード会社から送られてくる引き落とし明細書をセットで保存した方が良いですなどのアドバイスをして下さっています。

これ以外に、実は気になっているのが、法人税法施行規則第59条による「帳簿書類の整理保管」です。

カードを使用した場合、ここに記載してある「相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類」に該当するような書類がないように思うのですが、みなさんはどう思われますか?

カードを使用したお店が、仮に領収証を発行してくれたとしても、そのお店とカード使用者との間に金銭の授受がないため、それは領収証という名目でも実態は使用証明書の位置づけに過ぎず、収入印紙も貼らなくて良いというようなこともあるようなので、この領収証が正式な「帳簿書類」として認められるのかどうか、よく分からないのです(当社は法人のカードも持っていませんので、その場合の実務もどうやってみえるのか、分からなくて)。

個人のカードで会社の経費の支払いを立て替えるのは、ポイントの付与のことなどいろいろ問題がありそうなので、原則として使用しないよう社員にお願いしようと思っているんですが、その理由を明確にしておかないと、なかなか納得してもらえないような気がしまして…。

カードを使用したことで、トラブルといったような何か経験がおありでしたら、それも教えていただけると幸いです。

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1. Re: クレジットカードを使用した場合の保存書類

2009/02/14 22:32

efu

すごい常連さん

編集

確かに個人のカードで会社の経費を支払うのはいろいろ問題があります(後述)。また法人税法などを厳密に捉えればこれも問題があります。でも税務調査でもない限り、また調査があったとしてもこと細かく調べられるとは思いませんので、最低限購入した際の会社宛の領収書があればそんなに問題にはならないでしょう。なお、立て替えた社員に支払う際は社員の受領印と署名をもらっておくことを忘れないでください。

個人のカードで立て替えることの問題点としては、以前なにかで読んだことがあるのですが、ことの真偽は定かではありません。
ある社員が出張のたびに個人のカードで航空券を購入していました。目的はマイレージを貯めることで、貯まったマイレージで家族旅行のチケットを安く手に入れたのです。それを知った会社は、このマイレージは会社が利用する権利があり、それを個人で使用したことは横領にあたるとその社員を訴えました。裁判では会社が勝訴したそうです。この裁判が本当にあったのかどうか、本当に会社側が勝ったのかは分かりませんが、納得できる部分もあります。

ただ、個人のカード利用が会社にとってもメリットがあるのであれば(例えば割引があるなど)絶対だめともいえませんが・・・

確かに個人のカードで会社の経費を支払うのはいろいろ問題があります(後述)。また法人税法などを厳密に捉えればこれも問題があります。でも税務調査でもない限り、また調査があったとしてもこと細かく調べられるとは思いませんので、最低限購入した際の会社宛の領収書があればそんなに問題にはならないでしょう。なお、立て替えた社員に支払う際は社員の受領印と署名をもらっておくことを忘れないでください。

個人のカードで立て替えることの問題点としては、以前なにかで読んだことがあるのですが、ことの真偽は定かではありません。
ある社員が出張のたびに個人のカードで航空券を購入していました。目的はマイレージを貯めることで、貯まったマイレージで家族旅行のチケットを安く手に入れたのです。それを知った会社は、このマイレージは会社が利用する権利があり、それを個人で使用したことは横領にあたるとその社員を訴えました。裁判では会社が勝訴したそうです。この裁判が本当にあったのかどうか、本当に会社側が勝ったのかは分かりませんが、納得できる部分もあります。

ただ、個人のカード利用が会社にとってもメリットがあるのであれば(例えば割引があるなど)絶対だめともいえませんが・・・

返信

2. Re: クレジットカードを使用した場合の保存書類

2009/02/14 23:21

karz

すごい常連さん

編集

条文を事例で要約すると以下のとおりになります。

当社に対し飲食を提供するお店が、その飲食の提供につき、当社に交付する領収書などで次の事項が記載されているもの
1.お店の名称
2.日付
3.メニュー
4.金額
5.当社の名称(飲食店業などは不要、上様は認められない)

カード会社とお店は異なるので、カードの明細書は、請求書等に該当しません。そのため、お店が発行する領収書を保存する必要があります。

法人税法施行規則第59条の趣旨
青色申告法人は帳簿を作成し、その証拠となる相手方から受け取った資料は捨てずに保管してくださいね、と言うもので、代金の受領を証明する意味の領収書でなくても、それは書類として認められます。

参考
クレジット販売の場合の領収書
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/shitsugi/inshi/19/37.htm

第七項に規定する請求書等とは、次に掲げる書類をいう。
一  事業者に対し課税資産の譲渡等を行う他の事業者が、当該課税資産の譲渡等につき当該事業者に交付する請求書、納品書その他これらに類する書類で次に掲げる事項が記載されているもの
イ 書類の作成者の氏名又は名称
ロ 課税資産の譲渡等を行つた年月日
ハ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
ニ 課税資産の譲渡等の対価の額
ホ 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称

条文を事例で要約すると以下のとおりになります。

当社に対し飲食を提供するお店が、その飲食の提供につき、当社に交付する領収書などで次の事項が記載されているもの
1.お店の名称
2.日付
3.メニュー
4.金額
5.当社の名称(飲食店業などは不要、上様は認められない)

カード会社とお店は異なるので、カードの明細書は、請求書等に該当しません。そのため、お店が発行する領収書を保存する必要があります。

法人税法施行規則第59条の趣旨
青色申告法人は帳簿を作成し、その証拠となる相手方から受け取った資料は捨てずに保管してくださいね、と言うもので、代金の受領を証明する意味の領収書でなくても、それは書類として認められます。

参考
クレジット販売の場合の領収書
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/shitsugi/inshi/19/37.htm

第七項に規定する請求書等とは、次に掲げる書類をいう。
一  事業者に対し課税資産の譲渡等を行う他の事業者が、当該課税資産の譲渡等につき当該事業者に交付する請求書、納品書その他これらに類する書類で次に掲げる事項が記載されているもの
イ 書類の作成者の氏名又は名称
ロ 課税資産の譲渡等を行つた年月日
ハ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
ニ 課税資産の譲渡等の対価の額
ホ 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称

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3. Re: クレジットカードを使用した場合の保存書類

2009/02/14 23:25

かめへん

神の領域

編集

前半部分のみ、回答させて頂きます。
(と思ったら、既にkarzさんが詳細にご回答されていましたけど、せっかくなので、そのまま書きこんでおきます(^^; )

お書きになられている法人税法施行規則第59条ですが、こちらについては、会社自身で記録される、帳簿書類というのが基本です。
それに付随して、領収書等も保存すべき旨が規定されている訳ですので、とりあえずはカード会社からの明細書があれば、帳簿は記録できる訳ですし、カードの場合の領収書までは、必ずしもなくても問題ないものとは思います。

一方の消費税法第30条第7項以降の分については、帳簿と請求書等、どちらも揃ってなければアウトですよ、というものですから、カードについても、カード会社ではなく、お店から発行された領収書等がなければ要件を満たさない、という事になります。

ですから、消費税法の方では問題となっても、法人税法の方でそれが問題となる事はあり得ないと思いますし、現実に、法人税法の方でその旨の指摘を受けたという経験は私はないですね。

例え、個人のカードであっても、実際に会社として使用したもので、会社が支払い、その内容が帳簿書類等で確認できれば、問題ないものと思います。
(もちろん、法人のカードの方が望ましいのは、言うまでもありませんが)

前半部分のみ、回答させて頂きます。
(と思ったら、既にkarzさんが詳細にご回答されていましたけど、せっかくなので、そのまま書きこんでおきます(^^; )

お書きになられている法人税法施行規則第59条ですが、こちらについては、会社自身で記録される、帳簿書類というのが基本です。
それに付随して、領収書等も保存すべき旨が規定されている訳ですので、とりあえずはカード会社からの明細書があれば、帳簿は記録できる訳ですし、カードの場合の領収書までは、必ずしもなくても問題ないものとは思います。

一方の消費税法第30条第7項以降の分については、帳簿と請求書等、どちらも揃ってなければアウトですよ、というものですから、カードについても、カード会社ではなく、お店から発行された領収書等がなければ要件を満たさない、という事になります。

ですから、消費税法の方では問題となっても、法人税法の方でそれが問題となる事はあり得ないと思いますし、現実に、法人税法の方でその旨の指摘を受けたという経験は私はないですね。

例え、個人のカードであっても、実際に会社として使用したもので、会社が支払い、その内容が帳簿書類等で確認できれば、問題ないものと思います。
(もちろん、法人のカードの方が望ましいのは、言うまでもありませんが)

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4. Re: クレジットカードを使用した場合の保存書類

2009/02/15 15:28

shonagon

おはつ

編集

みなさん、遅い時間にもかかわらず、丁寧なお返事をいただきましてありがとうございます。

お返事いただいた内容を参考にして、「絶対ダメ!」というわけではなく、「こういうことも考えられるから、できる限り使わないほうが望ましい」ぐらいのニュアンスで、お願いしようと思います。

今後とも、よろしくお願いします。

みなさん、遅い時間にもかかわらず、丁寧なお返事をいただきましてありがとうございます。

お返事いただいた内容を参考にして、「絶対ダメ!」というわけではなく、「こういうことも考えられるから、できる限り使わないほうが望ましい」ぐらいのニュアンスで、お願いしようと思います。

今後とも、よろしくお願いします。

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