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総勘定元帳へまとめて転記?」事務の簡素化

質問 回答受付中

総勘定元帳へまとめて転記?」事務の簡素化

2013/08/04 23:40

firstkeiri

おはつ

回答数:5

編集

現在、事務の簡素化と簡略化に努めています。

私の所では、毎日伝票(エクセル様式)を作成し、これを見ながら専用会計ソフトに入力して総勘定元帳が作成されます。
しかし、月にすると消耗品費80件、旅費交通費40件など毎日の入力が大変になっています。
そこで、たとえば、会計ソフト入力の時、月の合計金額を入力する方法では問題あるのでしょうか。
例 消耗品費 180000円 ○○始め80件    
  旅費交通費 80000円  ○○始め40件  
(伝票がエクセル様式のため各科目の合計は出ます)

消耗品費の1ヶ月の内容は伝票に1件1件記入してあるので、客観的に消耗品の説明を求められても1件1件を説明はできる状態です。

「合計転記」?という方法もあると聞きましたがこのような方法は可能でしょうか
本来は1件づつ入力するのが理想ですが、人員、仕事量、節減等を鑑み、
事務の簡素化と簡略化をできるだけ行いたいのでよろしくお願いいたします。。

現在、事務の簡素化と簡略化に努めています。

私の所では、毎日伝票(エクセル様式)を作成し、これを見ながら専用会計ソフトに入力して総勘定元帳が作成されます。
しかし、月にすると消耗品費80件、旅費交通費40件など毎日の入力が大変になっています。
そこで、たとえば、会計ソフト入力の時、月の合計金額を入力する方法では問題あるのでしょうか。
例 消耗品費 180000円 ○○始め80件    
  旅費交通費 80000円  ○○始め40件  
(伝票がエクセル様式のため各科目の合計は出ます)

消耗品費の1ヶ月の内容は伝票に1件1件記入してあるので、客観的に消耗品の説明を求められても1件1件を説明はできる状態です。

合計転記」?という方法もあると聞きましたがこのような方法は可能でしょうか
本来は1件づつ入力するのが理想ですが、人員、仕事量、節減等を鑑み、
事務の簡素化と簡略化をできるだけ行いたいのでよろしくお願いいたします。。

この質問に回答
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1. Re: 総勘定元帳へまとめて転記?」事務の簡素化

2013/08/08 16:32

reiko3

常連さん

編集

月の合計金額での入力は、差し支えないと思います。
ただし、1件ごと日別に借方科目(消耗品費など)と貸方科目(預金とか現金など)を一覧表にし、その合計額が科目別、日別に整理されて、証憑(領収書とか請求書など)との関連がわかるようにしておくことが必要と理解しています。

この方法で、会計ソフトへの入力は簡素化しますが、欠点は会計ソフトから出力した科目別元帳の利用価値がほとんどなくなることです。

私の感想では、転記をどうするかを考える前に、入力前に取引をエクセル様式の伝票に記入することを廃止し、1件ごとに証憑から伝票形式で直接会計ソフトに入力する方法に変更すれば、はるかに効率的になると思います。

会計ソフトの画面で入力する方法では、同じ日にちの仕訳を何枚かの伝票で入力してもよいし、1枚の伝票に旅費などは何行かに入力し、伝票枚数を少なくすることもできます。貸借科目は同じですから、2行目以下は1行目を複写し、金額のみ入力すればよいので、入力は簡単です。摘要欄は適宜入れますが、現在もエクセル伝票に記入しているのでしょうから、その部分の労力は同じです。

私の入力方法は、ごく一般的な方法で、証憑を日別毎に支払い順に整理し、証憑から入力します。入力に慣れない間は、貸借科目をメモして、見ながら入力しましたが、すぐに慣れ止めました。
入力後、入力をチエックしながら、自動的に付与された伝票Noを証憑の余白に記入すれば、入力作業は終わりです。

入力仕訳は、パターン化しているので、エクセル様式の伝票作成よりはるかに簡単です。よく利用する仕訳は登録して利用できるし、入力中の伝票の複写などもエクセルと同じようにできます。

当社の仕訳は月間150件前後ですが、入力回数は、上・中旬分を1回、下旬分を1回の計2回程度です。入力所要時間は合わせて5時間くらいです。


元帳はたいていの会計ソフトではエクセルにも出力できますので、管理資料とか税申告資料の作成も簡単です。

なお、合計額での入力もしています。対象は、社員から提出された旅費・経費の月末精算書とか、当然のことですが、給与、賃金などは、合計額で入力しています。

ご参考に私のやり方を書かせていただきました。事務の簡素化と簡略化に大いに知恵をしぼってください。

月の合計金額での入力は、差し支えないと思います。
ただし、1件ごと日別に借方科目(消耗品費など)と貸方科目(預金とか現金など)を一覧表にし、その合計額が科目別、日別に整理されて、証憑(領収書とか請求書など)との関連がわかるようにしておくことが必要と理解しています。

この方法で、会計ソフトへの入力は簡素化しますが、欠点は会計ソフトから出力した科目別元帳の利用価値がほとんどなくなることです。

私の感想では、転記をどうするかを考える前に、入力前に取引をエクセル様式の伝票に記入することを廃止し、1件ごとに証憑から伝票形式で直接会計ソフトに入力する方法に変更すれば、はるかに効率的になると思います。

会計ソフトの画面で入力する方法では、同じ日にちの仕訳を何枚かの伝票で入力してもよいし、1枚の伝票に旅費などは何行かに入力し、伝票枚数を少なくすることもできます。貸借科目は同じですから、2行目以下は1行目を複写し、金額のみ入力すればよいので、入力は簡単です。摘要欄は適宜入れますが、現在もエクセル伝票に記入しているのでしょうから、その部分の労力は同じです。

私の入力方法は、ごく一般的な方法で、証憑を日別毎に支払い順に整理し、証憑から入力します。入力に慣れない間は、貸借科目をメモして、見ながら入力しましたが、すぐに慣れ止めました。
入力後、入力をチエックしながら、自動的に付与された伝票Noを証憑の余白に記入すれば、入力作業は終わりです。

入力仕訳は、パターン化しているので、エクセル様式の伝票作成よりはるかに簡単です。よく利用する仕訳は登録して利用できるし、入力中の伝票の複写などもエクセルと同じようにできます。

当社の仕訳は月間150件前後ですが、入力回数は、上・中旬分を1回、下旬分を1回の計2回程度です。入力所要時間は合わせて5時間くらいです。


元帳はたいていの会計ソフトではエクセルにも出力できますので、管理資料とか税申告資料の作成も簡単です。

なお、合計額での入力もしています。対象は、社員から提出された旅費・経費の月末精算書とか、当然のことですが、給与、賃金などは、合計額で入力しています。

ご参考に私のやり方を書かせていただきました。事務の簡素化と簡略化に大いに知恵をしぼってください。

返信

2. Re: 総勘定元帳へまとめて転記?」事務の簡素化

2013/08/09 20:21

firstkeiri

おはつ

編集

ご回答大変ありがとうございました!
詳細に大変すみません。

実際、私のところは、現在、伝票の作成担当(伝票の印刷)と入力の担当者(勘定元帳の印刷)が分かれています。
(ちなみ私は入力システムの詳細を知っていません)

参考に教えてください。
入力すると、伝票印刷と勘定元帳印刷ができるということですね。
(この方が早いというこですね)
よろしくお願いします。

ご回答大変ありがとうございました!
詳細に大変すみません。

実際、私のところは、現在、伝票の作成担当(伝票の印刷)と入力の担当者(勘定元帳の印刷)が分かれています。
(ちなみ私は入力システムの詳細を知っていません)

参考に教えてください。
入力すると、伝票印刷と勘定元帳印刷ができるということですね。
(この方が早いというこですね)
よろしくお願いします。

返信

3. Re: 総勘定元帳へまとめて転記?」事務の簡素化

2013/08/09 22:06

reiko3

常連さん

編集

>>入力すると、伝票印刷と勘定元帳印刷ができるということですね。

そのとおりです。
伝票も総勘定元帳も、月の途中でも月末でも、作成が必要な科目と期間を指定すればいつでも印刷できます。出力して誤りを発見した場合は、訂正して正しいものを印刷できます。

なお、会計ソフト(システム)によっては、特定の科目(たとえば消耗品費、旅費交通費)をあなたが入力し、その他の科目は、現在の入力担当(会計システム担当)が入力する機能をもっているものもあります。

>>入力すると、伝票印刷と勘定元帳印刷ができるということですね。

そのとおりです。
伝票も総勘定元帳も、月の途中でも月末でも、作成が必要な科目と期間を指定すればいつでも印刷できます。出力して誤りを発見した場合は、訂正して正しいものを印刷できます。

なお、会計ソフト(システム)によっては、特定の科目(たとえば消耗品費、旅費交通費)をあなたが入力し、その他の科目は、現在の入力担当(会計システム担当)が入力する機能をもっているものもあります。

返信

4. Re: 総勘定元帳へまとめて転記?」事務の簡素化

2013/08/11 23:42

firstkeiri

おはつ

編集

お返事大変ありがとうございました。
そういう機能があるんですね。

年1回の総勘定元帳(印刷)しか見たことないんで・・・

お返事大変ありがとうございました。
そういう機能があるんですね。

年1回の総勘定元帳(印刷)しか見たことないんで・・・

返信

5. システムへ入力1本にしていきたいです。

2013/08/23 21:19

firstkeiri

おはつ

編集

皆様、アドバイス大変ありがとうございました。

システムの色々な機能を教えていただき、エクセルをやめ
システムへの入力1本の方向で行いたいです。

やはり、行っていないことをここで教えていただくと大変勉強になります。
これからもよろしくお願いいたします。

皆様、アドバイス大変ありがとうございました。

システムの色々な機能を教えていただき、エクセルをやめ
システムへの入力1本の方向で行いたいです。

やはり、行っていないことをここで教えていただくと大変勉強になります。
これからもよろしくお願いいたします。

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