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請求書のチェック

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請求書のチェック

2008/05/09 10:24

maomao

常連さん

回答数:4

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うちは小さい会社なので、経理は超初心者の私一人です。
仕入に関しては、相手からの請求書とうちの仕入れ明細とを照合していますので、基本的に間違いは起こりにくいと思われます。
ただし売上に関しては売上伝票の入力から請求書発行まで、外部の証票と照合することはありません。また私以外の人間がチェックすることもないので、しばしばミスがおこってしまいます。
とくに、こちらが過小請求だった場合などは、よほどのことがない限り、気付かないままです。せめて、請求書を送付する前に営業担当にチェックしてもらいたいなあ、と思ったのですが、「それは営業の仕事ではない」と却下されてしまいました。
皆さんの会社ではどうされていますか?

うちは小さい会社なので、経理は超初心者の私一人です。
仕入に関しては、相手からの請求書とうちの仕入れ明細とを照合していますので、基本的に間違いは起こりにくいと思われます。
ただし売上に関しては売上伝票の入力から請求書発行まで、外部の証票と照合することはありません。また私以外の人間がチェックすることもないので、しばしばミスがおこってしまいます。
とくに、こちらが過小請求だった場合などは、よほどのことがない限り、気付かないままです。せめて、請求書を送付する前に営業担当にチェックしてもらいたいなあ、と思ったのですが、「それは営業の仕事ではない」と却下されてしまいました。
皆さんの会社ではどうされていますか?

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1. Re: 請求書のチェック

2008/05/09 12:22

bal

ちょい参加

編集

当社では、営業部の中に営業管理グループというのがあって、請求や納品管理等の伝票処理をしております。
それが、経理に内在するなら経理の仕事ということにもなります。
『営業は売るだけでなくお金を回収するところまで営業の仕事』と考えるか、『営業は営業活動に特化させるため、雑多な業務を極力しない』と考えるかによって誰の仕事か自ずと決まりますね。そういう意味では、営業に何を求めるかという経営者としての判断が知りたいですね。*請求書のチェックは大切な仕事ですがあえて雑多な仕事と表現しています。

もう一点、過小請求はやはりあってはいけない事務ミスのひとつですね。要は、請求書と何かの照合が必要です。何かとは、得意先が支払通知書や検収書を送ってくれるならそれ。外部の証憑が無ければ、対象期間の納品書(控)の合計額が請求書と合っているかを確認すべきです。
省略できない仕事と思いますので、システム的に対応するか、maomaoさんが手一杯なら人を補充してもらうかして対処すべきと思います。
以上ご参考になれば。

当社では、営業部の中に営業管理グループというのがあって、請求や納品管理等の伝票処理をしております。
それが、経理に内在するなら経理の仕事ということにもなります。
『営業は売るだけでなくお金を回収するところまで営業の仕事』と考えるか、『営業は営業活動に特化させるため、雑多な業務を極力しない』と考えるかによって誰の仕事か自ずと決まりますね。そういう意味では、営業に何を求めるかという経営者としての判断が知りたいですね。*請求書のチェックは大切な仕事ですがあえて雑多な仕事と表現しています。

もう一点、過小請求はやはりあってはいけない事務ミスのひとつですね。要は、請求書と何かの照合が必要です。何かとは、得意先が支払通知書や検収書を送ってくれるならそれ。外部の証憑が無ければ、対象期間の納品書(控)の合計額が請求書と合っているかを確認すべきです。
省略できない仕事と思いますので、システム的に対応するか、maomaoさんが手一杯なら人を補充してもらうかして対処すべきと思います。
以上ご参考になれば。

2. Re: 請求書のチェック

2008/05/09 14:26

maomao

常連さん

編集

ご丁寧な回答ありがとうございました。
補足させてください。

支払明細や受取をくれる取引先は数社しかありません。
また、うちは販売ソフトを使用していますので、売上入力をすれば納品書が作成され、自動的に請求書に集計されます。
なので、(過小請求の原因はシステムへ入力する際の単価、数量の打ち込みミスです。もちろん、打ち込みミスだけでなく、そもそも営業から回ってきた売上伝票じたいが間違っている場合もあるんですけどね。)
うちのように外部証票がない会社のみなさま、どうされていますか?

ご丁寧な回答ありがとうございました。
補足させてください。

支払明細や受取をくれる取引先は数社しかありません。
また、うちは販売ソフトを使用していますので、売上入力をすれば納品書が作成され、自動的に請求書に集計されます。
なので、(過小請求の原因はシステムへ入力する際の単価、数量の打ち込みミスです。もちろん、打ち込みミスだけでなく、そもそも営業から回ってきた売上伝票じたいが間違っている場合もあるんですけどね。)
うちのように外部証票がない会社のみなさま、どうされていますか?

3. Re: 請求書のチェック

2008/05/09 16:54

maikero

すごい常連さん

編集

外部証票があるパターンはそんなに多くないのでは。
請求少ない分には言わない客先もありますね(-_-;)

仕入と売上げは紐付けされてないシステムでしょうか?
うちの場合
納品書が複写になっており、うち1枚が売上伝票(控)の名称で弊社保管用の伝票になります。
売上伝票(控)のみ、横に原価(仕入)と粗利が印刷されるので
入力した人→営業担当→責任者 
の順でチェックしてから納品書を送るようにしてます。
入力した人が印刷した時点でチェックし、後はめくら判ですが(笑)
営業の段階で「あれ?おかしいな」と気づくこともあります。
これは直送仕入の話で、在庫入れの場合は難しいですが。。

「この売上に対しての仕入」とはっきりしてる業種であれば
売上と仕入を見比べる癖をつけるだけでも違うと思います。
少なくとも間違えて赤字で売っちゃったという事態は避けられます。

入力した人がしっかり確認するしか単純ミスを防げないかなーと思いますが
誰がチェックするのかの前に、回収できなきゃいくら注文もらっても意味がないという事は営業にも理解して頂きたいですよね。

あまり参考にならなかったかもしれません(汗)

外部証票があるパターンはそんなに多くないのでは。
請求少ない分には言わない客先もありますね(-_-;)

仕入と売上げは紐付けされてないシステムでしょうか?
うちの場合
納品書が複写になっており、うち1枚が売上伝票(控)の名称で弊社保管用の伝票になります。
売上伝票(控)のみ、横に原価(仕入)と粗利が印刷されるので
入力した人→営業担当→責任者 
の順でチェックしてから納品書を送るようにしてます。
入力した人が印刷した時点でチェックし、後はめくら判ですが(笑)
営業の段階で「あれ?おかしいな」と気づくこともあります。
これは直送仕入の話で、在庫入れの場合は難しいですが。。

「この売上に対しての仕入」とはっきりしてる業種であれば
売上と仕入を見比べる癖をつけるだけでも違うと思います。
少なくとも間違えて赤字で売っちゃったという事態は避けられます。

入力した人がしっかり確認するしか単純ミスを防げないかなーと思いますが
誰がチェックするのかの前に、回収できなきゃいくら注文もらっても意味がないという事は営業にも理解して頂きたいですよね。

あまり参考にならなかったかもしれません(汗)

4. Re: 請求書のチェック

2008/05/13 11:55

maomao

常連さん

編集

みなさん、ありがとうございました。
やっぱりしっかりチェックする以外ないのですね・・(泣)
(うちは基本的に在庫商売ですので、仕入れとのつき合わせも困難なんです。)

みなさん、ありがとうございました。
やっぱりしっかりチェックする以外ないのですね・・(泣)
(うちは基本的に在庫商売ですので、仕入れとのつき合わせも困難なんです。)

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