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経費の集計方法

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経費の集計方法

2011/05/18 15:21

ikoan

おはつ

回答数:6

編集

私の会社では毎月各個人が使用した経費の集計をしていますが、その集計方法に疑問を持っています。

今までいた会社では、各勘定科目に補助科目を付け、それに集約しておき、翌月にエクセルへ落として集計していました。
今の会社では上記方法では集計しておらず、すべて仮払金勘定を使用して処理をするという方法をとっています。

あらかじめ出張費など概算で支払って精算する場合など
  5/1 仮払金 10,000/現金 10,000
  5/20 旅費交通費 8,000/仮払金 10,000
     現金    2,000
各個人が立て替えて事後精算する場合
  5/20 仮払金 10,000/現金 10,000
  5/20 旅費交通費 8,000/仮払金 10,000
     現金    2,000

つまり、事後精算する場合もわざわざ仮払金を出金してその精算をしたというようにするのです。直接、旅費交通費/現金としないのです。
これは、会計ソフト上で仮払金勘定を見れば、各個人が使用したいろいろな経費が一度に見れるという観点からしています。

この方法をどう思いますか?
このような方法を採用している会社は私は初めてでちょっととまどっています。仮払金という勘定の本来の意味が失われているし、各個人の経費集計にも、もっといい方法があるのではないでしょうか。

みなさんの会社ではどうしていますか?参考に教えていただけたらうれしいです。

私の会社では毎月各個人が使用した経費の集計をしていますが、その集計方法に疑問を持っています。

今までいた会社では、各勘定科目に補助科目を付け、それに集約しておき、翌月にエクセルへ落として集計していました。
今の会社では上記方法では集計しておらず、すべて仮払金勘定を使用して処理をするという方法をとっています。

あらかじめ出張費など概算で支払って精算する場合など
  5/1 仮払金 10,000/現金 10,000
  5/20 旅費交通費 8,000/仮払金 10,000
     現金    2,000
各個人が立て替えて事後精算する場合
  5/20 仮払金 10,000/現金 10,000
  5/20 旅費交通費 8,000/仮払金 10,000
     現金    2,000

つまり、事後精算する場合もわざわざ仮払金を出金してその精算をしたというようにするのです。直接、旅費交通費現金としないのです。
これは、会計ソフト上で仮払金勘定を見れば、各個人が使用したいろいろな経費が一度に見れるという観点からしています。

この方法をどう思いますか?
このような方法を採用している会社は私は初めてでちょっととまどっています。仮払金という勘定の本来の意味が失われているし、各個人の経費集計にも、もっといい方法があるのではないでしょうか。

みなさんの会社ではどうしていますか?参考に教えていただけたらうれしいです。

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1. Re: 経費の集計方法

2011/05/18 23:38

nova

すごい常連さん

編集

>各個人が立て替えて事後精算する場合
  5/20 仮払金 10,000/現金 10,000
  5/20 旅費交通費 8,000/仮払金 10,000
     現金    2,000

>つまり、事後精算する場合もわざわざ仮払金を出金してその精算をしたというようにするのです。

この場合でも、仮払金だけを見れば 10,000 しか出てきませんよね?
実際に使用した8,000はどのように把握するのでしょうね?

いずれにしても、最初にお書きになった
>あらかじめ出張費など概算で支払って精算する場合など
のほうの仮払金は実際の動きであり事実ですから問題ないですよね。

でも後者の方は 5/20 仮払金 10,000/現金 10,000
という事実はないのにその仕訳を発生させていますよね。
確かに「差し引き一緒」かもしれませんが、実際にそのようなお金の動きはないので、真実の会計処理ではありませんよね。

恐らく以前に経理処理をしていた方が、その頃まだパソコンによる会計ソフトが導入される前にやっていた方法を今でも続けているのか、
あるいは会計ソフトの枝番管理の方法を知らなかったのか・・・・
そんなところではないでしょうか?

>会計ソフト上で仮払金勘定を見れば、各個人が使用したいろいろな経費が一度に見れるという観点からしています

上司または経営者の方は 何を知りたいのでしょうね?
本当に知りたいのは 何なのでしょう??
この点からお話し合いをされては如何でしょうか。
もし税理士さんがお付きの場合には、税理士さんのご意見も聞きたいところですね。。。
 

>各個人が立て替えて事後精算する場合
  5/20 仮払金 10,000/現金 10,000
  5/20 旅費交通費 8,000/仮払金 10,000
     現金    2,000

>つまり、事後精算する場合もわざわざ仮払金を出金してその精算をしたというようにするのです。

この場合でも、仮払金だけを見れば 10,000 しか出てきませんよね?
実際に使用した8,000はどのように把握するのでしょうね?

いずれにしても、最初にお書きになった
>あらかじめ出張費など概算で支払って精算する場合など
のほうの仮払金は実際の動きであり事実ですから問題ないですよね。

でも後者の方は 5/20 仮払金 10,000/現金 10,000
という事実はないのにその仕訳を発生させていますよね。
確かに「差し引き一緒」かもしれませんが、実際にそのようなお金の動きはないので、真実の会計処理ではありませんよね。

恐らく以前に経理処理をしていた方が、その頃まだパソコンによる会計ソフトが導入される前にやっていた方法を今でも続けているのか、
あるいは会計ソフトの枝番管理の方法を知らなかったのか・・・・
そんなところではないでしょうか?

>会計ソフト上で仮払金勘定を見れば、各個人が使用したいろいろな経費が一度に見れるという観点からしています

上司または経営者の方は 何を知りたいのでしょうね?
本当に知りたいのは 何なのでしょう??
この点からお話し合いをされては如何でしょうか。
もし税理士さんがお付きの場合には、税理士さんのご意見も聞きたいところですね。。。
 

返信

2. Re: 経費の集計方法

2011/05/19 14:02

ikoan

おはつ

編集

novaさん、お返事ありがとうございます。

仮払金勘定を使うというのは、仮払金には補助科目が付いていて、Aさん、Bさん、Cさんというようになっています。
集計時には、補助元帳を使用し、仮払金のA、仮払金のB、仮払金のCというように見ます。そうすると、そこに集約されたさまざまな科目(相手科目)が一度に見れる・・・というような感じです。

なぜ、この方法を採っているのか聞いてみたことがあります。そうしたら、
ヽ童朕佑瓦箸忙藩僂靴新佝颪鮟厳廚靴覆韻譴个い韻覆
⊇抄醗が多い(100名前後)
集計に時間をかけたくない
こ瞳佝颪吠篏を付けて、補助名を各個人名にすると集計するのに時間がかかる
などなどの理由から、相当考えた末、この仮払金勘定でやろうということになったようです。

税理士も入っていますが、会社がこのような方針なら仕方がないってことで認めてもらっているようです。

こんな方法を採っている会社は私の会社くらいでしょうか。100名前後いる従業員一人一人の経費の使用状況を把握してどのように活用しているのかまったくわかりません。

ただ、言えることは、novaさんの言うとおり、真実の会計処理ではないですね。だから、真実の会計処理に軌道修正するために、他の方法はないかな?と考え、相談させてもらいました。

より良い方法はないでしょうか・・・・。

novaさん、お返事ありがとうございます。

仮払金勘定を使うというのは、仮払金には補助科目が付いていて、Aさん、Bさん、Cさんというようになっています。
集計時には、補助元帳を使用し、仮払金のA、仮払金のB、仮払金のCというように見ます。そうすると、そこに集約されたさまざまな科目(相手科目)が一度に見れる・・・というような感じです。

なぜ、この方法を採っているのか聞いてみたことがあります。そうしたら、
ヽ童朕佑瓦箸忙藩僂靴新佝颪鮟厳廚靴覆韻譴个い韻覆
⊇抄醗が多い(100名前後)
集計に時間をかけたくない
こ瞳佝颪吠篏を付けて、補助名を各個人名にすると集計するのに時間がかかる
などなどの理由から、相当考えた末、この仮払金勘定でやろうということになったようです。

税理士も入っていますが、会社がこのような方針なら仕方がないってことで認めてもらっているようです。

こんな方法を採っている会社は私の会社くらいでしょうか。100名前後いる従業員一人一人の経費の使用状況を把握してどのように活用しているのかまったくわかりません。

ただ、言えることは、novaさんの言うとおり、真実の会計処理ではないですね。だから、真実の会計処理に軌道修正するために、他の方法はないかな?と考え、相談させてもらいました。

より良い方法はないでしょうか・・・・。

返信

3. Re: 経費の集計方法

2011/05/19 21:46

nova

すごい常連さん

編集

ご苦労お察し致します。
これは問題ではなく、悩みですね!

>100名前後いる従業員一人一人の経費の使用状況を把握してどのように活用しているのかまったくわかりません。

全てはここに尽きますね。
私も書きましたが何のため? という点です。

仮払金が枝番方式であるので、それにぶら下がっている個人分の仕訳が分かる。
確かに な・る・ほ・ど ですね。

そこまでは百歩譲ったとして(苦笑)、
それを見てどう利用しているのでしょう?
ただ見ているだけ?? でしょうか。。。

従業員数が200人になってもこの手法をとるのでしょうかね??

さて、現在はどのような会計ソフトをご利用ですか。
もし差し支えなければ、そのソフト名をご紹介下されば、
同じソフトをお使いの方から良いアイデアが得られるかもしれませんよ。


ご苦労お察し致します。
これは問題ではなく、悩みですね!

>100名前後いる従業員一人一人の経費の使用状況を把握してどのように活用しているのかまったくわかりません。

全てはここに尽きますね。
私も書きましたが何のため? という点です。

仮払金が枝番方式であるので、それにぶら下がっている個人分の仕訳が分かる。
確かに な・る・ほ・ど ですね。

そこまでは百歩譲ったとして(苦笑)、
それを見てどう利用しているのでしょう?
ただ見ているだけ?? でしょうか。。。

従業員数が200人になってもこの手法をとるのでしょうかね??

さて、現在はどのような会計ソフトをご利用ですか。
もし差し支えなければ、そのソフト名をご紹介下されば、
同じソフトをお使いの方から良いアイデアが得られるかもしれませんよ。


返信

4. Re: 経費の集計方法

2011/05/20 14:08

ikoan

おはつ

編集

novaさん、ありがとうございます。

今使っているのはPCA会計です。PCAを使うのは、この会社に入って初めてなのですが、エクセルに落とせますよね?

そもそも、100名前後の従業員は全国の支店を合わせた数なのです。なので、それぞれの支店には事務をやっている人がおり、その人に支店ごとに集計してもらい、本社の人間はその報告を受けるという形でいいのではないだろうか・・と考えますがいかがでしょう。このようにやれば、一人の事務担当が集計する人数も少なくなりますし、報告を受ける側も楽になると思うのですが。

なにせ、この仮払金を使うというのは、いいアイデアなんだという考えが根底にあるので、なかなか崩せそうにありません。
でも、経理に携わっていない人(営業や製造現場など)はこれはちょっと違うんじゃないの?と思っています。また、途中で入社される人は必ず疑問をもつはずです。

PCA会計を使用している方、何かいいアイデアはないでしょうか。

novaさん、ありがとうございます。

今使っているのはPCA会計です。PCAを使うのは、この会社に入って初めてなのですが、エクセルに落とせますよね?

そもそも、100名前後の従業員は全国の支店を合わせた数なのです。なので、それぞれの支店には事務をやっている人がおり、その人に支店ごとに集計してもらい、本社の人間はその報告を受けるという形でいいのではないだろうか・・と考えますがいかがでしょう。このようにやれば、一人の事務担当が集計する人数も少なくなりますし、報告を受ける側も楽になると思うのですが。

なにせ、この仮払金を使うというのは、いいアイデアなんだという考えが根底にあるので、なかなか崩せそうにありません。
でも、経理に携わっていない人(営業や製造現場など)はこれはちょっと違うんじゃないの?と思っています。また、途中で入社される人は必ず疑問をもつはずです。

PCA会計を使用している方、何かいいアイデアはないでしょうか。

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5. Re: 経費の集計方法

2011/05/21 17:23

koensu

すごい常連さん

編集

PCA会計なら摘要集計というのができるので
摘要に従業員名を入れておけば
従業員ごとに
旅費交通費 9999
交際費   9999
雑費    9999
という集計表が出たと思いますが。

PCA会計なら摘要集計というのができるので
摘要に従業員名を入れておけば
従業員ごとに
旅費交通費 9999
交際費   9999
雑費    9999
という集計表が出たと思いますが。

返信

6. Re: 経費の集計方法

2011/05/23 16:16

ikoan

おはつ

編集

koensuさん、情報をありがとうございます。
確かにあります、摘要集計。

でも、どんな風になるのか見てみようと思ったら、私には権限がないと出てしまいました。残念。
この方法だと、会社の希望通りの表が作成できるんですよね!
今すぐに改善は出来ないでしょうが、そういう時期が来たら提案してみます。

ありがとうございました。

他にも方法があるという方、情報をお待ちしています。
よろしくお願いします。

koensuさん、情報をありがとうございます。
確かにあります、摘要集計。

でも、どんな風になるのか見てみようと思ったら、私には権限がないと出てしまいました。残念。
この方法だと、会社の希望通りの表が作成できるんですよね!
今すぐに改善は出来ないでしょうが、そういう時期が来たら提案してみます。

ありがとうございました。

他にも方法があるという方、情報をお待ちしています。
よろしくお願いします。

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