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給与明細書の控え

質問 回答受付中

給与明細書の控え

2007/09/10 11:40

おはつ

回答数:7

編集

補足する

 当社では以前から給与明細書を1人につきB4版用紙にダブル印刷し、片方を袋に入れて社員に渡し、もう片方は"控?"として会社で保存しています(実は利用している給与ソフトがそうなっているだけです)。

 ところで、以前から疑問に思っていたのですが、もう片方の明細書(控?)は使い道があるのでしょうか。捨ててしまってよいのでしょうか。どうも無用の長物のような気がするのですが。
 ちなみに、どの給与ソフトでもそうだと思いますが、給与明細と同じ情報は別途のコンパクトな様式でいつでも印刷出力可能です。

 当社では以前から給与明細書を1人につきB4版用紙にダブル印刷し、片方を袋に入れて社員に渡し、もう片方は"控?"として会社で保存しています(実は利用している給与ソフトがそうなっているだけです)。

 ところで、以前から疑問に思っていたのですが、もう片方の明細書(控?)は使い道があるのでしょうか。捨ててしまってよいのでしょうか。どうも無用の長物のような気がするのですが。
 ちなみに、どの給与ソフトでもそうだと思いますが、給与明細と同じ情報は別途のコンパクトな様式でいつでも印刷出力可能です。

この質問に回答
回答一覧
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1件〜7件 (全7件)
| 1 |

1. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 11:09

DISKY

すごい常連さん

編集

給与支給に関する書類(タイムカードなんかも含む?)は2年間保存の義務があったように記憶しています。ですので控えも保管しておくほうがいいと思います。
「後で同じものが発行できる」とはいえ、紙に印刷されていない電子データは改竄の余地がありますから、やはり印刷したものを保存しておくのがベストかなと思います。印刷してしまえば改竄されたらすぐに分かりますしね。請求書の控えなんかと同じ感覚になるのではないでしょうか。
もちろんコンパクトな様式を先に出力しておいて(発行日付、担当者印は必要かも)、そちらを保管するという方法もいいと思いますし、改竄の余地を残さないためにCD-Rなどにデータを焼いてしまい、そのCD-Rを保存するという方法もアリかなと思います。

あまり詳しくないので、思うところを書いただけですが参考になりますでしょうか?(^^;

給与支給に関する書類(タイムカードなんかも含む?)は2年間保存の義務があったように記憶しています。ですので控えも保管しておくほうがいいと思います。
「後で同じものが発行できる」とはいえ、紙に印刷されていない電子データは改竄の余地がありますから、やはり印刷したものを保存しておくのがベストかなと思います。印刷してしまえば改竄されたらすぐに分かりますしね。請求書の控えなんかと同じ感覚になるのではないでしょうか。
もちろんコンパクトな様式を先に出力しておいて(発行日付、担当者印は必要かも)、そちらを保管するという方法もいいと思いますし、改竄の余地を残さないためにCD-Rなどにデータを焼いてしまい、そのCD-Rを保存するという方法もアリかなと思います。

あまり詳しくないので、思うところを書いただけですが参考になりますでしょうか?(^^;

返信

2. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 13:43

maboo

すごい常連さん

編集

すみません。横から失礼します。

給与明細(一般に賃金台帳といいます)や労働者名簿
等は労働基準法第109条規定により
3年保存が義務付けられています。

弊社ではデータベース化以前は「永久保存」と
していましたが、今は「10年保存」へ
短縮しています。

退職者からの問い合わせや国税庁等の
調査が入ったときに対応するためです。

すみません。横から失礼します。

給与明細(一般に賃金台帳といいます)や労働者名簿
等は労働基準法第109条規定により
3年保存が義務付けられています。

弊社ではデータベース化以前は「永久保存」と
していましたが、今は「10年保存」へ
短縮しています。

退職者からの問い合わせや国税庁等の
調査が入ったときに対応するためです。

返信

3. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 14:53

おはつ

編集

 DISKYさん、mabooさん、ありがとうございます。

 そうですか、保存期間が法で定められていたのですね。

 ところで、利用している給与ソフトを使って、毎年、年末調整時に、源泉徴収簿や賃金台帳を出力し、ずっと保存していますが、これにより法はクリアできそうなので、社員に渡した給与明細書と全く同じ「紙」は、どうやら廃棄してもよいのではないかと解釈しました。

 DISKYさん、mabooさん、ありがとうございます。

 そうですか、保存期間が法で定められていたのですね。

 ところで、利用している給与ソフトを使って、毎年、年末調整時に、源泉徴収簿や賃金台帳を出力し、ずっと保存していますが、これにより法はクリアできそうなので、社員に渡した給与明細書と全く同じ「紙」は、どうやら廃棄してもよいのではないかと解釈しました。

返信

4. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 14:54

せびら

常連さん

編集

本件、小生も疑問に思っていましたので、全くのにわか勉強ですが参考書を読み、次のような一応の結論を得ました。すでに回答があったところにすみません。

会社は、賃金の額、氏名、労働日数、労働時間数、基本給、手当、賃金の一部を控除したときはその額等につき、賃金台帳を作成して記載し、その台帳は、3年間は保存しなければならない。(労働基準法109条)。

ところが、この賃金台帳は「法定3帳簿」一つで、この中には、給与明細は含まれていない。よって、給料明細を作成する義務も、従業員に発行する義務も、会社にはないようです。※

しかしながら、健康保険法・厚生年金保険法・労働保険料の各徴収法は、各保険料を賃金から控除したときは、計算書を作成し、その控除額を当該被保険者に通知しなければならないことになっている。

このため、 計算書発行の代わりに社会保険料等の控除額をそれぞれ給与明細に一括記載することが慣行となり、併せて給与に関するトラブル防止のためにも、給与の計算の基礎となる基本給や時間外手当等についても給与明細書に記載されるようになり、従業員に渡すのが一般化したようです。

したがって、賃金からの各種控除など賃金支給の内訳が賃金台帳等により会社に保存され、賃金に関するトラブルを解決できる仕組みが会社にあれば、会社の判断によって給与明細書控えの廃棄は差し支えないと解釈できます。

[追加付記〜訂正] ※「給与明細は発行義務はないようです」と書きましたが、これは誤りでお詫びします。。kamehenさんの次のコメントをお読みください。
所得税法により発行義務ありです。

本件、小生も疑問に思っていましたので、全くのにわか勉強ですが参考書を読み、次のような一応の結論を得ました。すでに回答があったところにすみません。

会社は、賃金の額、氏名、労働日数、労働時間数、基本給、手当、賃金の一部を控除したときはその額等につき、賃金台帳を作成して記載し、その台帳は、3年間は保存しなければならない。(労働基準法109条)。

ところが、この賃金台帳は「法定3帳簿」一つで、この中には、給与明細は含まれていない。よって、給料明細を作成する義務も、従業員に発行する義務も、会社にはないようです。※

しかしながら、健康保険法・厚生年金保険法・労働保険料の各徴収法は、各保険料を賃金から控除したときは、計算書を作成し、その控除額を当該被保険者に通知しなければならないことになっている。

このため、 計算書発行の代わりに社会保険料等の控除額をそれぞれ給与明細に一括記載することが慣行となり、併せて給与に関するトラブル防止のためにも、給与の計算の基礎となる基本給や時間外手当等についても給与明細書に記載されるようになり、従業員に渡すのが一般化したようです。

したがって、賃金からの各種控除など賃金支給の内訳が賃金台帳等により会社に保存され、賃金に関するトラブルを解決できる仕組みが会社にあれば、会社の判断によって給与明細書控えの廃棄は差し支えないと解釈できます。

[追加付記〜訂正] ※「給与明細は発行義務はないようです」と書きましたが、これは誤りでお詫びします。。kamehenさんの次のコメントをお読みください。
所得税法により発行義務ありです。

返信

5. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 15:24

かめへん

神の領域

編集

既にsebiraさんがお書きの通り、賃金台帳等をきちんと保存されていれば、給与明細書の控えそのものは、必ずしも保存してなくても大丈夫と思います。
ただ、会社によっては、保存されている所もありますので、それぞれの会社の判断で良いものと思います。

それと給与明細書の発行に関してですが、所得税法において発行が義務付けられていて、罰則規定もありますので、従業員へは必ず発行しなければならない事となります。
ただ、その条文にも、発行のみしか規定していませんから、所得税法上からも、給与明細の控えそのものの保存は要求されていない事となります。
根拠条文等は、以下の過去ログをご参考にされて下さい。
http://www.otasuke.ne.jp/modules/newbb/viewtopic.php?viewmode=thread&topic_id=9693&forum=1&post_id=37558#37558

既にsebiraさんがお書きの通り、賃金台帳等をきちんと保存されていれば、給与明細書の控えそのものは、必ずしも保存してなくても大丈夫と思います。
ただ、会社によっては、保存されている所もありますので、それぞれの会社の判断で良いものと思います。

それと給与明細書の発行に関してですが、所得税法において発行が義務付けられていて、罰則規定もありますので、従業員へは必ず発行しなければならない事となります。
ただ、その条文にも、発行のみしか規定していませんから、所得税法上からも、給与明細の控えそのものの保存は要求されていない事となります。
根拠条文等は、以下の過去ログをご参考にされて下さい。
http://www.otasuke.ne.jp/modules/newbb/viewtopic.php?viewmode=thread&topic_id=9693&forum=1&post_id=37558#37558

返信

6. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 15:51

せびら

常連さん

編集

kamehenさん、ありがとうございました。
そうですか、所得税法では給与明細書を義務付けられているのですね。にわか勉強で、一応の結論と書いてよかったです・・・

kamehenさん、ありがとうございました。
そうですか、所得税法では給与明細書を義務付けられているのですね。にわか勉強で、一応の結論と書いてよかったです・・・

返信

7. Re: 給与明細書の控え

2007/09/11 17:39

おはつ

編集

 sebiraさん、kamehenさん、ありがとうございます。

 よく理解できました。

 それにしても、そもそも会計ソフトが、なにゆえに給与明細書を複数枚印刷させるような仕様となっているのか疑問が残ります。手書きで給与明細書に記入しているならコピーもとりたくなりますが、市販のパソコン会計下で明細書を2部印刷するなんて、どうも不可思議です。手書き時代の名残でしょうか。

 sebiraさん、kamehenさん、ありがとうございます。

 よく理解できました。

 それにしても、そもそも会計ソフトが、なにゆえに給与明細書を複数枚印刷させるような仕様となっているのか疑問が残ります。手書きで給与明細書に記入しているならコピーもとりたくなりますが、市販のパソコン会計下で明細書を2部印刷するなんて、どうも不可思議です。手書き時代の名残でしょうか。

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