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旅費交通費の精算はどうなさっていますか?

質問 回答受付中

旅費交通費の精算はどうなさっていますか?

2006/09/07 18:15

nori1130

積極参加

回答数:4

編集

皆さんの会社では旅費の精算はどのようにされているのでしょうか?

当社では、各営業所に小口現金を置き、現場の担当者が各社員から提出される精算書をチェックし、現金を出しています。
本社への報告は月に一度まとめてその原本を提出してもらうようにしています。

精算書には、基本的にすべて領収書を添付してもらうようにしていますが、路線バスや在来線など一般的に領収書の発行がないものに関してはその限りではありません。


今回、精算業務を本社一括精算にするかという話題があり、その方法を模索しています。

精算書をデータで送ってもらうにしても、領収書とのつき合わせはどのようにしてらいいかとか、領収書の添付はどこまで必要なのかとか、色々と考えはじめるときりがありません。

そこで、もしよろしければ皆さんの会社の精算方法を教えて頂けないでしょうか。

領収書の添付範囲や、一括精算をされている会社の領収書の取扱い、又はその業務の流れなど、参考にさせて頂きたくお願い申し上げる次第です。

どんなことでもかまいませんので、「当社ではこうしていますよ」というのをお聞かせ願えますでしょうか。

皆さんの会社では旅費の精算はどのようにされているのでしょうか?

当社では、各営業所に小口現金を置き、現場の担当者が各社員から提出される精算書をチェックし、現金を出しています。
本社への報告は月に一度まとめてその原本を提出してもらうようにしています。

精算書には、基本的にすべて領収書を添付してもらうようにしていますが、路線バスや在来線など一般的に領収書の発行がないものに関してはその限りではありません。


今回、精算業務を本社一括精算にするかという話題があり、その方法を模索しています。

精算書をデータで送ってもらうにしても、領収書とのつき合わせはどのようにしてらいいかとか、領収書の添付はどこまで必要なのかとか、色々と考えはじめるときりがありません。

そこで、もしよろしければ皆さんの会社の精算方法を教えて頂けないでしょうか。

領収書の添付範囲や、一括精算をされている会社の領収書の取扱い、又はその業務の流れなど、参考にさせて頂きたくお願い申し上げる次第です。

どんなことでもかまいませんので、「当社ではこうしていますよ」というのをお聞かせ願えますでしょうか。

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1. Re: 旅費交通費の精算はどうなさっていますか?

2006/09/08 08:04

maboo

すごい常連さん

編集

nori1130さん、おはようございます。

本社経理としては小口現金の管理を簡略化したいという
考えでしょうか。

弊社ではこんな感じです。

“駘僂発生する前に前渡金として社員に渡す。
∪沙蚕颪卜亮書類を添付・捺印してもらい、
 前渡金の未使用分と一緒にもらう。
7酲までに本社経理部へ△寮沙蚕颪鯀付する。
に楴匏侏部が処理を行う。

鉄道やバスは金額が明確なので領収書添付は
要求していません。
反面、タクシーや航空券、駐車場料、高速道路代
宿泊したホテル等は添付しています。
また、夜行寝台を使用した場合は、宿泊手当との
絡み(ホテルと同様の扱い)があるので
添付を義務付けています。

精算は業務終了後(当日または翌日)とし、精算日
=仕訳記帳日としています。

参考になりますでしょうか。

nori1130さん、おはようございます。

本社経理としては小口現金の管理を簡略化したいという
考えでしょうか。

弊社ではこんな感じです。

“駘僂発生する前に前渡金として社員に渡す。
∪沙蚕颪領収書類を添付・捺印してもらい、
 前渡金の未使用分と一緒にもらう。
7酲までに本社経理部へ△寮沙蚕颪鯀付する。
に楴匏侏部が処理を行う。

鉄道やバスは金額が明確なので領収書添付は
要求していません。
反面、タクシーや航空券、駐車場料、高速道路代
宿泊したホテル等は添付しています。
また、夜行寝台を使用した場合は、宿泊手当との
絡み(ホテルと同様の扱い)があるので
添付を義務付けています。

精算は業務終了後(当日または翌日)とし、精算日
仕訳記帳日としています。

参考になりますでしょうか。

返信

2. Re: 旅費交通費の精算はどうなさっていますか?

2006/09/08 15:32

nori1130

積極参加

編集

mabooさん、ご返信どうもありがとうございます。


>本社経理としては小口現金の管理を簡略化したいという
>考えでしょうか。

はい、その通りです。
現在は各営業所の担当者に精算を任せていますが、本社に書類を提出してもらった後に間違いが見つかった場合、その後処理が結構面倒です。

また精算日を特に設けていないため、いつでも精算が出来るルールになっており、担当者は毎日小口現金の残高を確認し、精算書が上がってくる度に手を止めないといけないという感じになってしまっています。
(精算書を出す側にとっては、大変素敵なシステムですが)


以前、取引のある会社の方に旅費の精算方法について伺ったことがありましたが、その時にこんなコメントを複数の方に頂きました。

[紅饑沙擦砲弔い討蓮∪賤僂凌柔船轡好謄爐あり、上長決済後、本社経理に書類が回覧される。

⇔亮書はスキャナーで取り込み、精算書にデータ形式で添付する。(原本は、後日まとめて本社へ送付する)

K楴匏侏で上記書類を確認後、毎月の給与と一緒に振込される。

た狭が行われるまで、基本的に経費は本人立替。


今後、スピーディーで間違いのない処理を行うためには、現在の小口現金制度を極力縮小し、本社一括精算へシフトするのがいいのか現在検討中です。


>弊社ではこんな感じです。

>“駘僂発生する前に前渡金として社員に渡す。
>∪沙蚕颪卜亮書類を添付・捺印してもらい、
 >前渡金の未使用分と一緒にもらう。
>7酲までに本社経理部へ△寮沙蚕颪鯀付する。
>に楴匏侏部が処理を行う。

mabooさんの会社では、最初に必要経費を「前渡金」として各社員に渡すのですか?
(基本的に「仮払金」制度と同じですよね)

精算は各支店(営業所?)の現金勘定より行い、本社経理には精算が終わった後の書類を送り、本社経理では、仕訳等の作業を行うという捉え方でよろしかったでしょうか?


>鉄道やバスは金額が明確なので領収書添付は
>要求していません。

この場合、金額のチェックはどなたかが行っているのでしょうか?

細かな質問をしてしまい大変申し訳ありません。

mabooさん、ご返信どうもありがとうございます。


>本社経理としては小口現金の管理を簡略化したいという
>考えでしょうか。

はい、その通りです。
現在は各営業所の担当者に精算を任せていますが、本社に書類を提出してもらった後に間違いが見つかった場合、その後処理が結構面倒です。

また精算日を特に設けていないため、いつでも精算が出来るルールになっており、担当者は毎日小口現金の残高を確認し、精算書が上がってくる度に手を止めないといけないという感じになってしまっています。
(精算書を出す側にとっては、大変素敵なシステムですが)


以前、取引のある会社の方に旅費の精算方法について伺ったことがありましたが、その時にこんなコメントを複数の方に頂きました。

[紅饑沙擦砲弔い討蓮∪賤僂凌柔船轡好謄爐あり、上長決済後、本社経理に書類が回覧される。

領収書はスキャナーで取り込み、精算書にデータ形式で添付する。(原本は、後日まとめて本社へ送付する)

K楴匏侏で上記書類を確認後、毎月の給与と一緒に振込される。

た狭が行われるまで、基本的に経費は本人立替。


今後、スピーディーで間違いのない処理を行うためには、現在の小口現金制度を極力縮小し、本社一括精算へシフトするのがいいのか現在検討中です。


>弊社ではこんな感じです。

>“駘僂発生する前に前渡金として社員に渡す。
>∪沙蚕颪領収書類を添付・捺印してもらい、
 >前渡金の未使用分と一緒にもらう。
>7酲までに本社経理部へ△寮沙蚕颪鯀付する。
>に楴匏侏部が処理を行う。

mabooさんの会社では、最初に必要経費を「前渡金」として各社員に渡すのですか?
(基本的に「仮払金」制度と同じですよね)

精算は各支店(営業所?)の現金勘定より行い、本社経理には精算が終わった後の書類を送り、本社経理では、仕訳等の作業を行うという捉え方でよろしかったでしょうか?


>鉄道やバスは金額が明確なので領収書添付は
>要求していません。

この場合、金額のチェックはどなたかが行っているのでしょうか?

細かな質問をしてしまい大変申し訳ありません。

返信

3. Re: 旅費交通費の精算はどうなさっていますか?

2006/09/08 17:10

maboo

すごい常連さん

編集

nori1130さん、再びです。

>また精算日を特に設けていないため、いつでも精算が出来るル>ールになっており、担当者は毎日小口現金の残高を確認し、精>算書が上がってくる度に手を止めないといけないという感じに>なってしまっています。
>(精算書を出す側にとっては、大変素敵なシステムですが)

 そうですね。何でもやっちゃうと相手もつけあがるので、
 痛し痒しですよね。

>[紅饑沙擦砲弔い討蓮∪賤僂凌柔船轡好謄爐あり、上長決済>後、本社経理に書類が回覧される。
>⇔亮書はスキャナーで取り込み、精算書にデータ形式で添付>する。(原本は、後日まとめて本社へ送付する)
>K楴匏侏で上記書類を確認後、毎月の給与と一緒に振込され>る。
>た狭が行われるまで、基本的に経費は本人立替。

 現金を常に用意しなくてよい…という点では合理的な
 方法だと思います。しかし、わが社では海外の外注先への
 出張も結構あるので、全部立替となるとちょっと
 かわいそうなので、前渡金(いわゆる仮払金)制度が
 残ってしまっています。

 鉄道やバス料金は経理部が以前は時刻表で、今は
 駅すぱあと等を用いて照合を行っています。
 本社へ提出する折では「本人との信頼」にまかせている
 のが現状です。

nori1130さん、再びです。

>また精算日を特に設けていないため、いつでも精算が出来るル>ールになっており、担当者は毎日小口現金の残高を確認し、精>算書が上がってくる度に手を止めないといけないという感じに>なってしまっています。
>(精算書を出す側にとっては、大変素敵なシステムですが)

 そうですね。何でもやっちゃうと相手もつけあがるので、
 痛し痒しですよね。

>[紅饑沙擦砲弔い討蓮∪賤僂凌柔船轡好謄爐あり、上長決済>後、本社経理に書類が回覧される。
領収書はスキャナーで取り込み、精算書にデータ形式で添付>する。(原本は、後日まとめて本社へ送付する)
>K楴匏侏で上記書類を確認後、毎月の給与と一緒に振込され>る。
>た狭が行われるまで、基本的に経費は本人立替。

 現金を常に用意しなくてよい…という点では合理的な
 方法だと思います。しかし、わが社では海外の外注先への
 出張も結構あるので、全部立替となるとちょっと
 かわいそうなので、前渡金(いわゆる仮払金)制度が
 残ってしまっています。

 鉄道やバス料金は経理部が以前は時刻表で、今は
 駅すぱあと等を用いて照合を行っています。
 本社へ提出する折では「本人との信頼」にまかせている
 のが現状です。

返信

4. Re: 旅費交通費の精算はどうなさっていますか?

2006/09/11 12:22

nori1130

積極参加

編集

mabooさん、度々のご返信どうもありがとうございます。


>現金を常に用意しなくてよい…という点では合理的な
>方法だと思います。しかし、わが社では海外の外注先への
>出張も結構あるので、全部立替となるとちょっと
>かわいそうなので、前渡金(いわゆる仮払金)制度が
>残ってしまっています。

そうなんですよね。
当社でも現在「仮払金制度」がありますので、全額本人に立替して頂くのには、かなり無理があるように思います。

しかしながら、本社一括精算を考えた場合、仮払いした金額よりも精算額が少なく、お金を返金して頂かないといけない場合の処理がうまくいくのかどうかかなり懸念されるところです。

今後、今よりも早くそして間違いのない数字の集計を行うためには、現場での小口現金処理をなるだけさせないという方向がいいのではと思っているのですが。

まあ、支店レベルで経理の選任者でもいれば話は別なんでしょうけど・・・

mabooさん、度々のご返信どうもありがとうございます。


>現金を常に用意しなくてよい…という点では合理的な
>方法だと思います。しかし、わが社では海外の外注先への
>出張も結構あるので、全部立替となるとちょっと
>かわいそうなので、前渡金(いわゆる仮払金)制度が
>残ってしまっています。

そうなんですよね。
当社でも現在「仮払金制度」がありますので、全額本人に立替して頂くのには、かなり無理があるように思います。

しかしながら、本社一括精算を考えた場合、仮払いした金額よりも精算額が少なく、お金を返金して頂かないといけない場合の処理がうまくいくのかどうかかなり懸念されるところです。

今後、今よりも早くそして間違いのない数字の集計を行うためには、現場での小口現金処理をなるだけさせないという方向がいいのではと思っているのですが。

まあ、支店レベルで経理の選任者でもいれば話は別なんでしょうけど・・・

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