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正式な帳簿とは?

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正式な帳簿とは?

2005/11/15 18:08

arisa

おはつ

回答数:9

編集

従業人5人程の小さな有限会社の経理を手伝っています。経理の知識は余りありません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですが、売上帳や給与台帳など、私はExcelで作ったフォームにPCで入力し、管理したいのですが、社長は、昔ながらの市販のB5の台帳に手書きしたものでないと、公式な書類として認められていないのでダメだと言います。でも、同じような内容を、何度も手書きで転記していくのはとても効率が悪く、一人でやるのは手間も時間もかかるのですが、自分で作成したフォームに入力し、印刷したものはやはり正式文書として、認められないものなのでしょうか?

従業人5人程の小さな有限会社の経理を手伝っています。経理の知識は余りありません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですが、売上帳や給与台帳など、私はExcelで作ったフォームにPCで入力し、管理したいのですが、社長は、昔ながらの市販のB5の台帳に手書きしたものでないと、公式な書類として認められていないのでダメだと言います。でも、同じような内容を、何度も手書きで転記していくのはとても効率が悪く、一人でやるのは手間も時間もかかるのですが、自分で作成したフォームに入力し、印刷したものはやはり正式文書として、認められないものなのでしょうか?

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1. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/15 19:51

shunkiti

積極参加

編集

売上帳や給与台帳に関しては形式は自由だと思います。要するに最終的に税務署に提出するような決算書、申告書の類は形式統一性が重視されますが、そこにいたるまでのプロセスはどうでもよいのではないでしょうか(もちろん総勘定元帳は形式的に整ったものでないといけないですが)。
その社長さんは昔ながらのものになれているので自分にとってただわかりやすいという観点でお話されているだけかと思われます。

売上帳や給与台帳に関しては形式は自由だと思います。要するに最終的に税務署に提出するような決算書、申告書の類は形式統一性が重視されますが、そこにいたるまでのプロセスはどうでもよいのではないでしょうか(もちろん総勘定元帳は形式的に整ったものでないといけないですが)。
その社長さんは昔ながらのものになれているので自分にとってただわかりやすいという観点でお話されているだけかと思われます。

返信

2. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/16 01:44

おけ

さらにすごい常連さん

編集

参考までに税務上は、特別な承認をもらっていない限り、
手書きのもの、もしくはPCから印刷をしたものが、
「正式」な帳簿として扱われますネ。

参考までに税務上は、特別な承認をもらっていない限り、
手書きのもの、もしくはPCから印刷をしたものが、
「正式」な帳簿として扱われますネ。

返信

3. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/16 11:45

arisa

おはつ

編集

shunkitiさん、o_kさん、早速のお返事有難うございます。自分でPCで作成したフォームでもかまわないということで、安心しました。税務署に提出する書類は税理士(会計士?)さんにお願いしているようなので、毎日私が記入している帳簿類については、出来るだけPCで処理出来るようにしていきたいと思っています。shunkitiさんの言われているように、なかなか新しいものを受け入れられない、昔ながらの気質の社長なので、時間はかかると思いますが、少しずつ移行していければと思います。

shunkitiさん、o_kさん、早速のお返事有難うございます。自分でPCで作成したフォームでもかまわないということで、安心しました。税務署に提出する書類は税理士(会計士?)さんにお願いしているようなので、毎日私が記入している帳簿類については、出来るだけPCで処理出来るようにしていきたいと思っています。shunkitiさんの言われているように、なかなか新しいものを受け入れられない、昔ながらの気質の社長なので、時間はかかると思いますが、少しずつ移行していければと思います。

返信

4. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/16 13:05

konta

すごい常連さん

編集

arisaさん はじめまして
o_kさんに又怒られちゃうかもしれないけれど。。。感想です。

僕はかなりPCが好き(おたくレベル)でなんでもPCで
やらないと気がすまない性質ですが、
arisaさんのとこの社長さんの気持ちも少しわかる気がします。

手書きの帳簿には手書きの良さもあります。
自分で手作業で作成すると、そこにその時の記憶?がいっしょに
記録される気がします。
後で手書き帳簿を見たときに どんな判断でその処理をしたか?
みたいな事も忘れていてもキチンと思い出される。。。。
でもPCで作成したプリントアウトはどんなに綺麗に出来ても
そもそも自分がやった処理かも判らないことがあります。
それと万一のシステムエラーやデータ喪失の恐怖。。。
手書きなら万が一でも自分も対応できるのにといったお気持ちが
社長さんにはあるのかもしれません。

当社は月間仕訳5千件以上、補助伝票を入れると1万件以上で
とても手書きでは処理しきれないのでPC作業でやっています。
でもスタッフには手書き帳簿の頃の慎重さを忘れないように
と注意して、また万一に備えた何重かの危機対策もしています。
エクセルは優れたソフトですがデータ保持の点では?な点もあります。
税理士さんと相談してきちんとした会計ソフトを導入して
社長さんに安心してもらうのもPC化する為の選択肢かと思います。

社長さんのお気持ちを尊重しながらも、PC処理へ無事に移行が出来るよう
がんばってくださいね。
やっぱりPCでの作業の方がずっと楽ですから^^

arisaさん はじめまして
o_kさんに又怒られちゃうかもしれないけれど。。。感想です。

僕はかなりPCが好き(おたくレベル)でなんでもPCで
やらないと気がすまない性質ですが、
arisaさんのとこの社長さんの気持ちも少しわかる気がします。

手書きの帳簿には手書きの良さもあります。
自分で手作業で作成すると、そこにその時の記憶?がいっしょに
記録される気がします。
後で手書き帳簿を見たときに どんな判断でその処理をしたか?
みたいな事も忘れていてもキチンと思い出される。。。。
でもPCで作成したプリントアウトはどんなに綺麗に出来ても
そもそも自分がやった処理かも判らないことがあります。
それと万一のシステムエラーやデータ喪失の恐怖。。。
手書きなら万が一でも自分も対応できるのにといったお気持ちが
社長さんにはあるのかもしれません。

当社は月間仕訳5千件以上、補助伝票を入れると1万件以上で
とても手書きでは処理しきれないのでPC作業でやっています。
でもスタッフには手書き帳簿の頃の慎重さを忘れないように
と注意して、また万一に備えた何重かの危機対策もしています。
エクセルは優れたソフトですがデータ保持の点では?な点もあります。
税理士さんと相談してきちんとした会計ソフトを導入して
社長さんに安心してもらうのもPC化する為の選択肢かと思います。

社長さんのお気持ちを尊重しながらも、PC処理へ無事に移行が出来るよう
がんばってくださいね。
やっぱりPCでの作業の方がずっと楽ですから^^

返信

5. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/16 16:39

arisa

おはつ

編集

kontaさん、アドバイスと励ましのお言葉、有難うございます。書かれていること、なるほどその通りだとハッとさせられました。

この投稿のきっかけは、これまで社長と私の二人で経理関係の仕事をしていたのですが、社長は全面的に私に任せたいらしく、どんどん私の仕事が増えていき、それにつれて、手書きでの作業では時間と手間がかかりすぎ、無駄も多いと感じるようになったからでした。

本当は私も会計ソフトを導入して欲しいのですが、なにしろPCには素人で、どちらかといえば拒否反応のある社長に、一から説明し納得してもらうのは難しい気がしています。(現在、請求書はPCで打ち出しているのですが、それを説得するときもかなり苦労したので・・・)それで、エクセルの計算機能などを利用して、一部でも処理出来ればと思いました。

会計ソフトは、結構なお値段がしますが、小さい会社でも導入しやすい安価なものがあれば、参考までに教えて頂けると、助かります。よろしくお願いします。

kontaさん、アドバイスと励ましのお言葉、有難うございます。書かれていること、なるほどその通りだとハッとさせられました。

この投稿のきっかけは、これまで社長と私の二人で経理関係の仕事をしていたのですが、社長は全面的に私に任せたいらしく、どんどん私の仕事が増えていき、それにつれて、手書きでの作業では時間と手間がかかりすぎ、無駄も多いと感じるようになったからでした。

本当は私も会計ソフトを導入して欲しいのですが、なにしろPCには素人で、どちらかといえば拒否反応のある社長に、一から説明し納得してもらうのは難しい気がしています。(現在、請求書はPCで打ち出しているのですが、それを説得するときもかなり苦労したので・・・)それで、エクセルの計算機能などを利用して、一部でも処理出来ればと思いました。

会計ソフトは、結構なお値段がしますが、小さい会社でも導入しやすい安価なものがあれば、参考までに教えて頂けると、助かります。よろしくお願いします。

返信

6. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/16 17:14

konta

すごい常連さん

編集

 ウチのは本社と全営業所がネットワークで繋がっていて
販売管理で売上処理、入金処理したデータは自動連携、
更に現金の入出金手書伝票などの補助伝票はOCRで
読み込むようなシステムなんで私がする作業はそれらの
データ承認と残高確認くらいという優れモノなのですが
非常に高価なシステムなのでお奨めは出来ません。

 市販のソフトでお奨めソフトがない事もないのですが、
会計ソフトを導入する場合は税理士さんとの連携というか
打ち合わせが不可欠です。勝手に導入すると嫌がる先生も
いらっしゃいます。
たぶん税理士さんがarisaさんの会社に最適なソフトを
推薦してくれるんじゃないかなー。

3万円から5万円位のソフトでも十分使えますので
給与ソフトと併せて10万円くらいの予算でも
いけるんじゃないでしょうか。

 ウチのは本社と全営業所がネットワークで繋がっていて
販売管理で売上処理、入金処理したデータは自動連携、
更に現金の入出金手書伝票などの補助伝票はOCRで
読み込むようなシステムなんで私がする作業はそれらの
データ承認と残高確認くらいという優れモノなのですが
非常に高価なシステムなのでお奨めは出来ません。

 市販のソフトでお奨めソフトがない事もないのですが、
会計ソフトを導入する場合は税理士さんとの連携というか
打ち合わせが不可欠です。勝手に導入すると嫌がる先生も
いらっしゃいます。
たぶん税理士さんがarisaさんの会社に最適なソフトを
推薦してくれるんじゃないかなー。

3万円から5万円位のソフトでも十分使えますので
給与ソフトと併せて10万円くらいの予算でも
いけるんじゃないでしょうか。

返信

7. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/17 11:28

arisa

おはつ

編集

kontaさん、お返事有難うございます。
私自身は、長く使うものなので、会計ソフトに多少投資してもいいのではないかと思うのですが、社長からは「そんな形のないもの(そういう認識)に、君の仕事の手間を減らすために5万も10万もは払えない。手書きで充分だ。」と、言われてしまいそうな気がします。ただ、これまで税理士さんとのやり取りは、社長だけが行っていたのですが、それも私に移行していきたいようなので、今度税理士さんと話す機会があったときに、それとなく会計ソフトことも相談してみようかと思います。確かに嫌がる税理士さんもいらっしゃるかもしれないし、もしかしたら税理士さんからの言葉なら、社長も聞く耳を持ってくれるかもしれないですしね!

kontaさん、shunkitiさん、o_kさん、お忙しい中ご回答頂きまして、有難うございました。また、何か分からないことが出てきましたら、教えて下さい。よろしくお願いします。

kontaさん、お返事有難うございます。
私自身は、長く使うものなので、会計ソフトに多少投資してもいいのではないかと思うのですが、社長からは「そんな形のないもの(そういう認識)に、君の仕事の手間を減らすために5万も10万もは払えない。手書きで充分だ。」と、言われてしまいそうな気がします。ただ、これまで税理士さんとのやり取りは、社長だけが行っていたのですが、それも私に移行していきたいようなので、今度税理士さんと話す機会があったときに、それとなく会計ソフトことも相談してみようかと思います。確かに嫌がる税理士さんもいらっしゃるかもしれないし、もしかしたら税理士さんからの言葉なら、社長も聞く耳を持ってくれるかもしれないですしね!

kontaさん、shunkitiさん、o_kさん、お忙しい中ご回答頂きまして、有難うございました。また、何か分からないことが出てきましたら、教えて下さい。よろしくお願いします。

返信

8. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/18 02:55

おけ

さらにすごい常連さん

編集

遅ればせながら、コメントを入れてみます。
PCに対する拒否反応の理由は様々にあるでしょうけれども、
PC推進側で対応可能なものを挙げてみると、こんな具合ですかね。

■ ブラックボックス
   計算過程がまったく見えない。
   データを入れるとすぐに「答え」が出てくるので、
   計算が正しいのかどうか不安。
     → 導入当初は面倒でも(馬鹿馬鹿しくても)一部抽出などをして
       計算チェックをおこなうとともに、問題ないことをアピール。
       そのうち、計算チェックをしなくても大丈夫だと分かってもらえる。

■ 喪失の危険
   データが吹っ飛ぶ危険が、紙ベースよりも高い。
   バックアップデータも吹っ飛ぶ危険があることには変わりない。
     → バックアップを必ずとる。
       データ喪失の可能性を確率論で説明する。
       (例:喪失率1%とすれば、バックアップともども喪失する可能性は、
        0.01×0.01=0.0001=0.01%。これは30年に1回ある程度。)
       重要データはCD-RWやMOなどを活用して二重バックアップをする。
       注意点としては、紙と比較し過ぎないこと。話の流れによっては、
       それぞれにデメリットがあることを強調するはめになり、
       毎回プリントアウトせよなどという無茶な注文に繋がる恐れがある。

■ 漏洩の危険
   一箇所に濃縮されてデータ保存されるので、持ち去られやすい。
   インターネットを通じてのデータ漏洩などもある。
     → パスワードロックを必ずかける。
       ロックは少なくともPC自体と会計ソフトとの二重ロックにすると、
       安全性をアピールしやすい。
       PC自体をインターネットに繋げない。
       インターネット接続可能な他のPCとも(社内LANなどで)繋げない。
       サーバなどのデータ保存をしたHDDは持ち去られないように
       鍵付きの部屋に置いておく。
       ここは紙と比較しても大丈夫。
       紙は一部を抜かれてもなかなか気付かないデメリットが大きい。
       (犯罪対応が遅れて犯罪者を見つけにくくなる。)

■ お金がかかる
   ソフトを買ったりハードを買ったりで出費が多く、維持費用もかかる。
   お金が余計にかかる。
     → 紙ベースも馬鹿にならない。
       大量な枚数になりがちで紙代・インク代がかかる。
       保管場所を確保・維持するコスト(減価償却費や賃借料)もかかる。
       保管費用や作業コスト(PC導入で作業費はかなり減る)をも加味して、
       紙と比較する。
       一時の支出は大きいが、中長期では費用削減となるケースが多い。
       場合によっては短期でも費用削減になる。
       費用削減が出来るという点は、経営者にとっては重要ポイント。
       数値で説明されると、経営者は納得しがち。

社長がどれを危惧しているのかについては、
お書きの情報からは分かりませんでした。
(費用面での社長の反論も、まだ想像しているだけですよね。)
そのため一般論を最後に記しますと、
「こういうご心配があるのかもしれませんが、こうすれば大丈夫です」
といった具合に先回りしてツブしていけば、納得も得やすいように思います。

参考URL:
http://www.it-planning.jp/It110/faq77.htm

<追記>

kontaさん、怒りゃしませんて。

あのケースは事態が深刻&切羽詰っているようだったから、
肩の力を抜き過ぎるのはどうかなぁと思ったためであって、
場面に応じて接し方を変化させていけばいいことですってば。
結局、私も読み違いしていたんですけどね・・・。反省。

ちゅうか、むしろ、
私が怒るかもしれないってのも、そんなことないと伝えるのも、
このスレッドの主人公であるarisaさんには関わりの無い話であって、
こうやって書き込んでしまっていいもんかなぁ、と思っているわけでして、
ええと、arisaさん、えらいスミマセン。
(以前に、kontaさんの投稿に対して私が「それはちょっと・・・」と
 記したことがありまして、それが背景となっております。)

遅ればせながら、コメントを入れてみます。
PCに対する拒否反応の理由は様々にあるでしょうけれども、
PC推進側で対応可能なものを挙げてみると、こんな具合ですかね。

■ ブラックボックス
   計算過程がまったく見えない。
   データを入れるとすぐに「答え」が出てくるので、
   計算が正しいのかどうか不安。
     → 導入当初は面倒でも(馬鹿馬鹿しくても)一部抽出などをして
       計算チェックをおこなうとともに、問題ないことをアピール。
       そのうち、計算チェックをしなくても大丈夫だと分かってもらえる。

■ 喪失の危険
   データが吹っ飛ぶ危険が、紙ベースよりも高い。
   バックアップデータも吹っ飛ぶ危険があることには変わりない。
     → バックアップを必ずとる。
       データ喪失の可能性を確率論で説明する。
       (例:喪失率1%とすれば、バックアップともども喪失する可能性は、
        0.01×0.01=0.0001=0.01%。これは30年に1回ある程度。)
       重要データはCD-RWやMOなどを活用して二重バックアップをする。
       注意点としては、紙と比較し過ぎないこと。話の流れによっては、
       それぞれにデメリットがあることを強調するはめになり、
       毎回プリントアウトせよなどという無茶な注文に繋がる恐れがある。

■ 漏洩の危険
   一箇所に濃縮されてデータ保存されるので、持ち去られやすい。
   インターネットを通じてのデータ漏洩などもある。
     → パスワードロックを必ずかける。
       ロックは少なくともPC自体と会計ソフトとの二重ロックにすると、
       安全性をアピールしやすい。
       PC自体をインターネットに繋げない。
       インターネット接続可能な他のPCとも(社内LANなどで)繋げない。
       サーバなどのデータ保存をしたHDDは持ち去られないように
       鍵付きの部屋に置いておく。
       ここは紙と比較しても大丈夫。
       紙は一部を抜かれてもなかなか気付かないデメリットが大きい。
       (犯罪対応が遅れて犯罪者を見つけにくくなる。)

■ お金がかかる
   ソフトを買ったりハードを買ったりで出費が多く、維持費用もかかる。
   お金が余計にかかる。
     → 紙ベースも馬鹿にならない。
       大量な枚数になりがちで紙代・インク代がかかる。
       保管場所を確保・維持するコスト(減価償却費賃借料)もかかる。
       保管費用や作業コスト(PC導入で作業費はかなり減る)をも加味して、
       紙と比較する。
       一時の支出は大きいが、中長期では費用削減となるケースが多い。
       場合によっては短期でも費用削減になる。
       費用削減が出来るという点は、経営者にとっては重要ポイント。
       数値で説明されると、経営者は納得しがち。

社長がどれを危惧しているのかについては、
お書きの情報からは分かりませんでした。
(費用面での社長の反論も、まだ想像しているだけですよね。)
そのため一般論を最後に記しますと、
「こういうご心配があるのかもしれませんが、こうすれば大丈夫です」
といった具合に先回りしてツブしていけば、納得も得やすいように思います。

参考URL:
http://www.it-planning.jp/It110/faq77.htm

<追記>

kontaさん、怒りゃしませんて。

あのケースは事態が深刻&切羽詰っているようだったから、
肩の力を抜き過ぎるのはどうかなぁと思ったためであって、
場面に応じて接し方を変化させていけばいいことですってば。
結局、私も読み違いしていたんですけどね・・・。反省。

ちゅうか、むしろ、
私が怒るかもしれないってのも、そんなことないと伝えるのも、
このスレッドの主人公であるarisaさんには関わりの無い話であって、
こうやって書き込んでしまっていいもんかなぁ、と思っているわけでして、
ええと、arisaさん、えらいスミマセン。
(以前に、kontaさんの投稿に対して私が「それはちょっと・・・」と
 記したことがありまして、それが背景となっております。)

返信

9. Re: 正式な帳簿とは?

2005/11/18 13:12

arisa

おはつ

編集

o_kさん、コメント有難うございます。社長の拒否反応の最大の理由は、“手書きで出来ることを、どうしてお金をかけてまでPCで処理しなくてはいけないのか”という事ではないかと推測出来ます。ご紹介頂いたサイトの中では、 嵜わず嫌い」と◆峅甬遒侶亳海鮟纏襪垢襦廚当てはまるかと思います。

手書き至上主義というか、市販されている帳簿の形で残しておかないと、 正式書類として認められないと信じ込んでいるようです。(請求書のフォームをエクセルで作成したときも、市販のコクヨのものと全く同じ形にしてくれと言われました。)PCの知識はゼロに近いので、データ消失や漏洩の危険があることは知りません。ただ単に、「必要ない。」ということです。小さい会社で、売上が落ち込んでいるので、余計なお金をかけたくないという事情もあると思います。会計ソフトを導入するにはちょっと時期が悪いのかもしれません。(これから先、業績が良くなる保証もありませんが)でも、アドバイス頂いた事は、論理的かつ具体的な説明で、とても参考になりました。

今は取り合えず、出来るものから少しずつエクセルで処理して、徐々に社長の抵抗感を減らていくようにし、その間に会計ソフトの話の切り出し方を考えようかと思っています(笑)。何分、私自身に経理の知識がまだ余りないので、もう少し詳しくなってからの方が説得しやすい気がするので・・・。

お返事有難うございました。追記の件は、全く気にしていませんので、ご安心下さい。

o_kさん、コメント有難うございます。社長の拒否反応の最大の理由は、“手書きで出来ることを、どうしてお金をかけてまでPCで処理しなくてはいけないのか”という事ではないかと推測出来ます。ご紹介頂いたサイトの中では、 嵜わず嫌い」と◆峅甬遒侶亳海鮟纏襪垢襦廚当てはまるかと思います。

手書き至上主義というか、市販されている帳簿の形で残しておかないと、 正式書類として認められないと信じ込んでいるようです。(請求書のフォームをエクセルで作成したときも、市販のコクヨのものと全く同じ形にしてくれと言われました。)PCの知識はゼロに近いので、データ消失や漏洩の危険があることは知りません。ただ単に、「必要ない。」ということです。小さい会社で、売上が落ち込んでいるので、余計なお金をかけたくないという事情もあると思います。会計ソフトを導入するにはちょっと時期が悪いのかもしれません。(これから先、業績が良くなる保証もありませんが)でも、アドバイス頂いた事は、論理的かつ具体的な説明で、とても参考になりました。

今は取り合えず、出来るものから少しずつエクセルで処理して、徐々に社長の抵抗感を減らていくようにし、その間に会計ソフトの話の切り出し方を考えようかと思っています(笑)。何分、私自身に経理の知識がまだ余りないので、もう少し詳しくなってからの方が説得しやすい気がするので・・・。

お返事有難うございました。追記の件は、全く気にしていませんので、ご安心下さい。

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