ボランティア団体の経理をしている者です。
日本語を外国人に月数千円で教えています。毎月初めにその月の授業料を徴収するのですが、出席簿に徴収の有無と日付、領収担当者を書くようになっています。（集金も日本語各クラスの講師が担当）この集金の際、学習者個人に持たせている学習者登録カードに毎月領収印を押しています。月初めにお金を持ってこない人もいるので、毎回数千円×人数ということで集金合計額を記載した伝票を当団体の事務担当者にお金と一緒に渡します。
が、出席簿記載の日ごとの集金の合計と、上記伝票が合わないことがあります。授業前のばたばたで記入ミスがあるようです。
こんな状態で経理処理をしていて何年か経っています。
ところが、法人格をとって今後法人税の納税もあり、対外的にもきちんとしなければいけなくなりました。また税理士の先生のお話もきくと、客観的な証拠としての証憑の視点から、学習者登録カードに領収印を押した状態のものでコピーをとっておくべきなどといわれます。
ただ学習者がずっと毎月来てくれる人は少数で、出入りも激しいのでなかなかコピーをとれる状況にありません。
あとは複写式の領収証ですが、１枚１枚学習者の名前を書いて用意しておかなければならず、事務の手間が増えてしまいます。
手間をなるべくかけないで、きちんとした証憑となり、なおかつ現金有高との照合が容易なやり方はないでしょうか？
こういうところでお伺いすることでなく、自分たちで創意工夫すべきものですが、複写式領収証しか思い浮かばないので、他にもしいい方法があったら教えていただきたいのですが。
ボランティア団体の経理をしている者です。
日本語を外国人に月数千円で教えています。毎月初めにその月の授業料を徴収するのですが、出席簿に徴収の有無と日付、領収担当者を書くようになっています。（集金も日本語各クラスの講師が担当）この集金の際、学習者個人に持たせている学習者登録カードに毎月領収印を押しています。月初めにお金を持ってこない人もいるので、毎回数千円×人数ということで集金合計額を記載した伝票を当団体の事務担当者にお金と一緒に渡します。
が、出席簿記載の日ごとの集金の合計と、上記伝票が合わないことがあります。授業前のばたばたで記入ミスがあるようです。
こんな状態で経理処理をしていて何年か経っています。
ところが、法人格をとって今後法人税の納税もあり、対外的にもきちんとしなければいけなくなりました。また税理士の先生のお話もきくと、客観的な証拠としての証憑の視点から、学習者登録カードに領収印を押した状態のものでコピーをとっておくべきなどといわれます。
ただ学習者がずっと毎月来てくれる人は少数で、出入りも激しいのでなかなかコピーをとれる状況にありません。
あとは複写式の領収証ですが、１枚１枚学習者の名前を書いて用意しておかなければならず、事務の手間が増えてしまいます。
手間をなるべくかけないで、きちんとした証憑となり、なおかつ現金有高との照合が容易なやり方はないでしょうか？
こういうところでお伺いすることでなく、自分たちで創意工夫すべきものですが、複写式領収証しか思い浮かばないので、他にもしいい方法があったら教えていただきたいのですが。
