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納品書の保存について

質問 回答受付中

納品書の保存について

2007/10/08 22:40

tactac

積極参加

回答数:4

編集

度々、お世話になります。

仕入れの際、納品書を受け取りますが、
月末にまとめて請求明細がもらえます。
納品書をとっておかなくても請求書が手元に届けば、
必要なくなるように思えますが、
保存しておかなければならない書類になりますか?

また、保険料など毎月同額の口座振替のお知らせのハガキは、
保存すべき書類に該当しますか?

HP内の保存期間の例を参照しましたが、該当するとすれば、どのあたりになりますか?

よろしくご指導お願い致します。

度々、お世話になります。

仕入れの際、納品書を受け取りますが、
月末にまとめて請求明細がもらえます。
納品書をとっておかなくても請求書が手元に届けば、
必要なくなるように思えますが、
保存しておかなければならない書類になりますか?

また、保険料など毎月同額の口座振替のお知らせのハガキは、
保存すべき書類に該当しますか?

HP内の保存期間の例を参照しましたが、該当するとすれば、どのあたりになりますか?

よろしくご指導お願い致します。

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1. Re: 納品書の保存について

2007/10/09 11:13

tactac

積極参加

編集

自己レスで恐縮です。

仕入れの納品書。
やはり、取っておかなきゃならないらしいですね。
請求書同じく7年保存に該当するようですね。
初歩的な質問でちょっと、聞きにくかったのですが、
思い切って税務署の電話相談に聞いて見ました。

おそらく普通の会社だと、納品書が来た時点で、入力しちゃうんでしょうけども・・・。
うちの場合は、請求書が来てから、まとめて入力してます。

納品書が現場に直接行ったり、
材料を仕入れた時に手渡しであったり、
確実に経理の手元に渡ってこないこともありまして、
そこら辺を解決する事が先決だなと思いました。

書類の管理とか整理など、見直しをしている所です・・・。

自己レスで恐縮です。

仕入れの納品書。
やはり、取っておかなきゃならないらしいですね。
請求書同じく7年保存に該当するようですね。
初歩的な質問でちょっと、聞きにくかったのですが、
思い切って税務署の電話相談に聞いて見ました。

おそらく普通の会社だと、納品書が来た時点で、入力しちゃうんでしょうけども・・・。
うちの場合は、請求書が来てから、まとめて入力してます。

納品書が現場に直接行ったり、
材料を仕入れた時に手渡しであったり、
確実に経理の手元に渡ってこないこともありまして、
そこら辺を解決する事が先決だなと思いました。

書類の管理とか整理など、見直しをしている所です・・・。

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2. Re: 納品書の保存について

2007/10/09 16:37

DISKY

すごい常連さん

編集

必要だろうなぁ、とは思っていましたが確信持てなかったのでコメント差し控えておりました。

少し気になったのですが、納品時は仕訳を切らずに請求書到着時に起票するとのことですが、帳簿の締め切り日、あるいは決算日までに納品されていながら請求書の到着していない分などはどのようになさっているのか、すこし気になりました。

必要だろうなぁ、とは思っていましたが確信持てなかったのでコメント差し控えておりました。

少し気になったのですが、納品時は仕訳を切らずに請求書到着時に起票するとのことですが、帳簿の締め切り日、あるいは決算日までに納品されていながら請求書の到着していない分などはどのようになさっているのか、すこし気になりました。

返信

3. Re: 納品書の保存について

2007/10/12 19:44

tactac

積極参加

編集

DISKY様、返信遅くなりすみません。
請求書が手元に届くのは、末締めのものが遅くとも、
翌月の5日です。
届いてから、1、2日以内にまとめて入力します。
非常に細かい消耗材などは、合計金額を1つの仕訳に入力します。
月次の試算表は常に翌月の7日頃に出す事になります(^^;)
決算時など急いでいる時は、
仕入先の先方にFAXで明細の一覧を先に送ってもらっています。
納品したものは、その月に計上するようにはしています。
通常でしたら、その都度すぐに入力した方が早く試算表ができあがると思いますが・・・現状、それでかまわないとの事なのです。

DISKY様、返信遅くなりすみません。
請求書が手元に届くのは、末締めのものが遅くとも、
翌月の5日です。
届いてから、1、2日以内にまとめて入力します。
非常に細かい消耗材などは、合計金額を1つの仕訳に入力します。
月次の試算表は常に翌月の7日頃に出す事になります(^^;)
決算時など急いでいる時は、
仕入先の先方にFAXで明細の一覧を先に送ってもらっています。
納品したものは、その月に計上するようにはしています。
通常でしたら、その都度すぐに入力した方が早く試算表ができあがると思いますが・・・現状、それでかまわないとの事なのです。

返信

4. Re: 納品書の保存について

2007/10/15 09:29

DISKY

すごい常連さん

編集

tactacさんの自己レスで、保管すべき証憑にあたるということは間違いないと思いますし、試算表が完成する日程も特に問題ないのでしたら、後は今のやり方で果たして確実に納品されたものであるということが、伝票から確認できるかどうかが重要になってくると思います。
納品書がなく、すべて請求書どおりで支払いを立てているとするならば、極端な話をすると納品されていないものが請求書に載っていたとしてもそれをチェックする体制ができていないとも言えると思いますので、その辺をどう変えていくかが大切になってくると思います。

tactacさんの自己レスで、保管すべき証憑にあたるということは間違いないと思いますし、試算表が完成する日程も特に問題ないのでしたら、後は今のやり方で果たして確実に納品されたものであるということが、伝票から確認できるかどうかが重要になってくると思います。
納品書がなく、すべて請求書どおりで支払いを立てているとするならば、極端な話をすると納品されていないものが請求書に載っていたとしてもそれをチェックする体制ができていないとも言えると思いますので、その辺をどう変えていくかが大切になってくると思います。

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