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書類の保管期限について

質問 回答受付中

書類の保管期限について

2006/09/22 15:44

kumapon

おはつ

回答数:8

編集

すみません、教えてください。
廃業した会社の書類が山のようにあるのですが、経理・税務関係の書類、帳票等はいつまで保管しなければいけないのでしょうか。会社自体はないのです。現在の会社がその後を次いで事業を継続していますが、書類の数が多くて整理をしたいと考えおります。どなたかご教示ください。よろしくお願いします。

すみません、教えてください。
廃業した会社の書類が山のようにあるのですが、経理・税務関係の書類、帳票等はいつまで保管しなければいけないのでしょうか。会社自体はないのです。現在の会社がその後を次いで事業を継続していますが、書類の数が多くて整理をしたいと考えおります。どなたかご教示ください。よろしくお願いします。

この質問に回答
回答

Re: 書類の保管期限について

2006/10/02 20:27

おけ

さらにすごい常連さん

編集

事業譲渡なのか会社分割なのかで
話が若干異なって参りますが、
基本的には、totochanさんお書きのとおり、
残存年数をそのまま引き継げばOKです。

事業譲渡なのか会社分割なのかで
話が若干異なって参りますが、
基本的には、totochanさんお書きのとおり、
残存年数をそのまま引き継げばOKです。

返信

回答一覧
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1. Re: 書類の保管期限について

2006/09/28 14:35

totochan

常連さん

編集

こんにちわ。確か年度が延びたはずで、最高でも7〜10年だったと思うのですが。書類によって違ったかと思います。下記のアドレスにも少し情報が載っているようなので、覗いてみてはいかがでしょうか。私は総務・経理と一覧表を作っているので結構便利ですよ。で、箱に経理・総務と書き込んで何が入っているか、いつもで保管かというのもダンボールに書き込んで、捨てる時期もわかりやすいですよ。試してみてくださいね。

http://www.taxanswer.nta.go.jp/5930.htm
http://www.zaimu.com/t_buz_contens/8.htm

こんにちわ。確か年度が延びたはずで、最高でも7〜10年だったと思うのですが。書類によって違ったかと思います。下記のアドレスにも少し情報が載っているようなので、覗いてみてはいかがでしょうか。私は総務・経理と一覧表を作っているので結構便利ですよ。で、箱に経理・総務と書き込んで何が入っているか、いつもで保管かというのもダンボールに書き込んで、捨てる時期もわかりやすいですよ。試してみてくださいね。

http://www.taxanswer.nta.go.jp/5930.htm
http://www.zaimu.com/t_buz_contens/8.htm

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2. Re: 書類の保管期限について

2006/09/29 09:13

kumapon

おはつ

編集

おはようございます。
なかなかレスがつかずに困っていました。ありがとうございます。
早速教えてもらった箇所を拝見しましたが、現存する会社についての保管期限はある程度見当がつくのですが、会社を解散した場合も同じなのでしょうか。通常ですと会社を解散すると事務所もなくなるので、事務書類を保管するにしても保管する場所がないんじゃない?と思うのです。たまたま弊社の場合には事務を引き継ぐような形で(前の会社は廃業して)前の会社の書類が残っているだけなのです。長々と書きましたが、どうなのでしょうか。

おはようございます。
なかなかレスがつかずに困っていました。ありがとうございます。
早速教えてもらった箇所を拝見しましたが、現存する会社についての保管期限はある程度見当がつくのですが、会社を解散した場合も同じなのでしょうか。通常ですと会社を解散すると事務所もなくなるので、事務書類を保管するにしても保管する場所がないんじゃない?と思うのです。たまたま弊社の場合には事務を引き継ぐような形で(前の会社は廃業して)前の会社の書類が残っているだけなのです。長々と書きましたが、どうなのでしょうか。

返信

3. Re: 書類の保管期限について

2006/10/02 17:00

totochan

常連さん

編集

こんにちわ。私の経験の場合は、以前同じ親会社に属する系列子会社が廃業したとき、そこの書類を持ったままになっていたとき、親会社に相談した際、現存する会社と同じ保存期間でよいとは言われたのですが・・・。kumaponさんの場合は前の会社の仕事をそのまま引き継がれているとか。私の場合とは少し違うようですが、通常の商業帳簿書類は10年間です。
税務当局が遡及するのは7年間なので、まあ普通なら7年
もしくは10年を目標にすれば良いと思いますが。もし不安であれば最寄の税務署に電話をするのもいいかもしれませんよ。会社の名前を言わなくても、結構親切に教えてくれますよ。ちょっとは参考になればいいのですが。あんまりお役にはたてなくて、ごめんなさいですm(__)m

こんにちわ。私の経験の場合は、以前同じ親会社に属する系列子会社が廃業したとき、そこの書類を持ったままになっていたとき、親会社に相談した際、現存する会社と同じ保存期間でよいとは言われたのですが・・・。kumaponさんの場合は前の会社の仕事をそのまま引き継がれているとか。私の場合とは少し違うようですが、通常の商業帳簿書類は10年間です。
税務当局が遡及するのは7年間なので、まあ普通なら7年
もしくは10年を目標にすれば良いと思いますが。もし不安であれば最寄の税務署に電話をするのもいいかもしれませんよ。会社の名前を言わなくても、結構親切に教えてくれますよ。ちょっとは参考になればいいのですが。あんまりお役にはたてなくて、ごめんなさいですm(__)m

返信

4. Re: 書類の保管期限について

2006/10/02 20:27

おけ

さらにすごい常連さん

編集

事業譲渡なのか会社分割なのかで
話が若干異なって参りますが、
基本的には、totochanさんお書きのとおり、
残存年数をそのまま引き継げばOKです。

事業譲渡なのか会社分割なのかで
話が若干異なって参りますが、
基本的には、totochanさんお書きのとおり、
残存年数をそのまま引き継げばOKです。

返信

5. Re: 書類の保管期限について

2006/10/03 08:56

kumapon

おはつ

編集

おはようございます。
いろいろありがとうございます。

事務所が広ければ、少々書類類が多くても問題はないのですが・・・・・。
皆さんの意見をお聞きしている限りでは、
通常の書類保管期限通りにしておけば問題はないかと思います。
特にそれ以上の期間、保管しなければいけないというルールも
なさそうですし。会社も廃止してから5年程度ですので、
それまでの我慢と思っておきます。
ありがとうございました。

おはようございます。
いろいろありがとうございます。

事務所が広ければ、少々書類類が多くても問題はないのですが・・・・・。
皆さんの意見をお聞きしている限りでは、
通常の書類保管期限通りにしておけば問題はないかと思います。
特にそれ以上の期間、保管しなければいけないというルールも
なさそうですし。会社も廃止してから5年程度ですので、
それまでの我慢と思っておきます。
ありがとうございました。

返信

6. Re: 書類の保管期限について

2006/10/03 11:22

kaibashira

さらにすごい常連さん

編集

ご解決済につき蛇足ではありますが、
いったいどこにそんなルールがあるかと申しますと、
会社法第508条に「清算人は清算結了の登記以後十年間、
帳簿と重要な資料を保存しなければならない」といった
内容の規定があるのでこれが根拠条文になろうかと思います。
(清算手続を真面目にやっていけば、の話です。
法律上の清算手続きは踏まずに休眠状態で放置するなら
通常通り10年分を保管し続けることになります。
清算でなくo_kさんのあげられたような手続きであった場合は
また別の根拠になります)
税法上の要請についてはすみません、見つけられませんでした。

解散すれば事務所もなくなるのに保管場所なんてない!
というのは現実には深刻な問題ですが、全く容赦してくれません。
「清算人は自腹で倉庫借りてでも保管しろ」というような
対応のようです・・・
http://www.courts.go.jp/tokyo/saiban/tetuzuki/chobo_qa.html

ご解決済につき蛇足ではありますが、
いったいどこにそんなルールがあるかと申しますと、
会社法第508条に「清算人は清算結了の登記以後十年間、
帳簿と重要な資料を保存しなければならない」といった
内容の規定があるのでこれが根拠条文になろうかと思います。
(清算手続を真面目にやっていけば、の話です。
法律上の清算手続きは踏まずに休眠状態で放置するなら
通常通り10年分を保管し続けることになります。
清算でなくo_kさんのあげられたような手続きであった場合は
また別の根拠になります)
税法上の要請についてはすみません、見つけられませんでした。

解散すれば事務所もなくなるのに保管場所なんてない!
というのは現実には深刻な問題ですが、全く容赦してくれません。
「清算人は自腹で倉庫借りてでも保管しろ」というような
対応のようです・・・
http://www.courts.go.jp/tokyo/saiban/tetuzuki/chobo_qa.html

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7. Re: 書類の保管期限について

2006/10/05 09:06

kumapon

おはつ

編集

おはようございます。
返事が遅くなり申し訳ありません。
単純に考えれば、解散した会社に「税務監査」等が来ることは考えられないのですが、
ごく普通に解散し、清算等も問題なく完了すればその時点で会社
としての存在が無くなるわけですから、
書類については過去に遡って・・・・は考えられないのですが。
いろいろ難しい問題がありそうです。
ありがとうございました。

おはようございます。
返事が遅くなり申し訳ありません。
単純に考えれば、解散した会社に「税務監査」等が来ることは考えられないのですが、
ごく普通に解散し、清算等も問題なく完了すればその時点で会社
としての存在が無くなるわけですから、
書類については過去に遡って・・・・は考えられないのですが。
いろいろ難しい問題がありそうです。
ありがとうございました。

返信

8. Re: 書類の保管期限について

2006/10/05 11:10

kaibashira

さらにすごい常連さん

編集

本題解決後のヨタ話にもかかわらず
ご丁寧にお返事いただいて恐縮です。

もう少しヨタ話の続きを書かせていただきますと、
解散すれば書類保存不要、ということになると
会社法上必要な手続きを怠ったり脱税したりした会社は
即解散に持ち込めば証拠が残らない、ということにも
つながりますし、
清算手続きの中で株主等を害する行為や
脱税が行われる可能性もありますので、
理屈上は記録の保存義務を外せません。

不正を発見しても、結了後にそれを回復するのは
困難だろう、というのは確かに仰る通りですが。

本題解決後のヨタ話にもかかわらず
ご丁寧にお返事いただいて恐縮です。

もう少しヨタ話の続きを書かせていただきますと、
解散すれば書類保存不要、ということになると
会社法上必要な手続きを怠ったり脱税したりした会社は
即解散に持ち込めば証拠が残らない、ということにも
つながりますし、
清算手続きの中で株主等を害する行為や
脱税が行われる可能性もありますので、
理屈上は記録の保存義務を外せません。

不正を発見しても、結了後にそれを回復するのは
困難だろう、というのは確かに仰る通りですが。

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