とても小さな不動産会社で働いております。経理担当が急に退職したため、代わりとして一人で経理を引き受けることになりました。まったくの初心者で悪戦苦闘しております。わからないことがでてきました。皆さんには簡単なことかも知れませんがどうぞ教えてください。会計ソフトは使用せず、昔ながらの台帳と伝票作成し事務処理をしています。

ある物件(レストラン)を貸しています。
滞納家賃が4,000,000円あります。これまでの滞納を一度清算しようという話し合いの結果、返還保証金700,000円と什器備品を当社が3,000,000円で買い取る形で滞納家賃に充当し、残り300,000円になりました。
またこの物件を原状回復しきれいなお店にして、同じ借主が再スタートという形で再び営業します。一度清算しリセットしますが同じ人がまた借りるという形です。
現状回復費用2,550,000円は請求します。
300,000+2,550,000=2,850,000の債務となります。
これは今後2回に分けて支払われる約束となりました。

前例のないことで参考になるものが社内にありませんでした。台帳の書き方、伝票の書き方、どなた教えてくだされば助かります。よろしくお願いします。
よろしくお願いします。