現金の動きを実際のとおりに現金出納簿に記帳し、会計処理もそのとおりにするのが会計の大原則です。

仮払金は、毎月末精算が施設のルールのようですが、今回は、連休中にお金が必要ですから、それに間に合うよう30日に係りの方にお金を渡す。
出納簿に記帳するとともに、仮払金の伝票も、実際にお渡しした日、30日なら30日づけできる。すると、当然仮払金はその日の残高として残ることになります。

上司にも一言了解をえて、今回は特例的にこのように実施されてはいかがでしょうか。 :-)