tactacさんの自己レスで、保管すべき証憑にあたるということは間違いないと思いますし、試算表が完成する日程も特に問題ないのでしたら、後は今のやり方で果たして確実に納品されたものであるということが、伝票から確認できるかどうかが重要になってくると思います。
納品書がなく、すべて請求書どおりで支払いを立てているとするならば、極端な話をすると納品されていないものが請求書に載っていたとしてもそれをチェックする体制ができていないとも言えると思いますので、その辺をどう変えていくかが大切になってくると思います。