僕ならその主催者に確認しますね。（その主催者との関係にもよるかもしれませんが）

で、やるなら今期の費用戻しで処理するかな。
営業外収益もいいんでしょうけど目立つのがちょっと嫌だったりしますから。
過年度損益修正なんて使うのもやっぱり目立ちそうだし。
なにより、払わなくていいって確定したわけでもないし。
こそっと原価戻しでやっつけそうです。