すみません。前提条件が明確でなかったようです。

(前提)
(1)お互い、誰が代表権をもっているかは熟知している。顔も知っている。
(2)お互い、本件に関しては無知である(X社の総務部長も)。

 ということで、要するに「正しい有り方」を知りたいだけのことなのです。

 そこで、kaibashiraさんのご指摘をまとめますと、株総に1人出席するとした場合、
『定款に特に定めていない場合は、株主である会社の代表権をもつ取締役であれば、委任状無しで誰が出席してもよい。株主として登録されている「代表取締役 甲野乙郎」でなくても何ら差し支えない。逆に、代表権のない取締役、ましてや平社員等は、委任状無しでは出席できない。』
ということでよろしいのでしょうか。