umeponさん　はじめまして
仮払いの精算の仕方ですね。
社内ルールを遵守するのが望ましいですが
もし決まりがないようでしたら以下の様な手順はいかがですか？
1.仮払いを行なう。伝票等に受領サインがもらえればベスト。
後で仮払いを受けていないなど誤解が生じないようにすることが
ポイントです。
2.現金出納帳に仮払金の出金を記帳。相手先を明記する。
3.仮払い精算期限を決めておく。月末〆や仮払い後１０日など・・・
4.精算伝票のフォームを作成しておく。
氏名、支払日付、支払先、内容、金額、支払合計金額
精算返金金額、承認印等が記録できる書式がいいと思います。
5.精算伝票と領収証、仮払い残金を併せて提出させる。
6.支払金額の合計と残金の合計が仮払い金額と
一致することを確認する。
7.精算を受けた日付で当初仮払いした金額と同額を入金記帳する。
摘要に何月何日分仮払い精算みたいに記帳すると分かりやすいです。
8.続けて精算伝票の支払金額を出金記帳します。
科目ごとにまとめて記帳でも構いませんが慣れるまでは全て
個別に記帳してもよいと思います。
9.現金出納帳の残を計算してみます。
10.精算時の残金も併せて現金在高を数えてみて
出納帳残と残高が一致するのを確認します。
11.領収証は精算伝票といっしょに領収証綴りに保管します。

以上のような流れをすることで当初の出金伝票を捨てる。。。
といった処理は無くなります。
会社さんの都合で仮払いの事実を記録したくないというのなら
別ですが、一般的には仮払いの出金と精算を記帳した方が
間違いが少ないと思います。

がんばって下さいね＾＾