強いて言えば、コピーの場合だと、なぜコピーなのかを調査にて
質問された際に、説明する必要が出るからでしょうか。
ウチの場合だと、コピーの場合は、支払証明書という社内文書にて
コピーの理由を記入してもらい、伝票と一緒に保管してあります。