PTAさんも書かれておりますが、
何のための運転日報なのか、がわかりづらい点と、
御社の管理体制に問題があると思います。

社用車をプライベートで使うなんてとんでもない!!

失礼ながら、給油カード決済で、
社員全員が会社のカードを持っているというのは、
どうにも理解が出来ません。
会社のカードを社員に持たせているという、
御社の甘さを認識することが解決への第一歩だと思いますよ。