こんにちは。

複写式振替伝票をファイリングして、総勘定元帳への転記(手書き)を省略する方法ですね。
これは古くからある方法で、ミロクさん等が有名でしたね。

通常なら(1)1枚の振替伝票を起伝して(又は仕訳帳)、
(2)それを基に発生した勘定科目の総勘定元帳に手書きで日付・摘要・相手科目・金額などを記入します(台帳への転記)。

その手書きの転記作業が大変なので、振替伝票を複写式にして直接ファイリングし、合計額だけを計算することで手書きの作業を省略して試算表に繋げるという、会計ソフトを使わない場合の合理的な方法の一つです。

さて、その複写式(3枚)振替伝票ですが、ご使用実態が分かりませんのであくまでも一般的な内容として書かせて頂きますので、その点ご了承くださいませ。

1枚目=全ての発生分をもれなく日付順に綴る
2枚目・3枚目=借方分・貸方分の科目の各々のページに綴る
という構図だと思います。

事務用品費が発生すれば「事務用品費」のページにファイリングされた伝票の合計が、その月の発生分ということになります。

インデックスの赤・青の色の問題については、
御社内での任意な方法でそうしているのだと思います。

いずれにしても、発生した勘定科目全てをファイリングすることになりますので、御社の直近の決算書のB/S.P/L等を見せてもらって、その期のファイリングを照らし合わせてインデックスの色がどうなっているのかを見ていっては如何でしょうか?

お書きの内容では伝票の色と、インデックスの色の関係性は断言できませんので・・・。

以上、ご参考まで。