こんにちは。

会社によっては古くからの慣習で、年末に住所録を発行するところもまだ多くあるようですね。
やはり年賀状のため かもしれません(苦笑)

下記サイトが参考になるかと・・。

http://www.nec-nexs.com/privacy/column/faq/4-28.html

いずれにしても、会社(団体)側が理解してくれなければ解決しませんよね。