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納品書の保存について

質問 回答受付中

納品書の保存について

2007/04/21 09:54

katuki

おはつ

回答数:8

編集

またよろしくお願いします。

疑問と言うほどの事は無いのかもしれないですが、書類の保存についてお聞きします。

うちの場合なるべくペーパーレスに勤めていますので納品書の控えは特に取っておりません。パソに入っているので複写が必要であればいつでも印刷できますし。

ですが仕入先からは莫大に納品書が入ってきます。
これをパソに打ち込んだ後、請求書と止めて毎月綴じて行ってるのですがかなりの量です。
『納品書』と『請求書』って内容同じですよね?
請求書だけ綴じるなら月に一枚ですむしスペースも取らないので、納品書の保存が不要ならシュレッダー掛けて廃棄しようかと考えています。
最初から青色申告で叩いてもホコリは出ないと思いますが、税務署が来た時に『七年分?』の書類は残しておかないと・・・みたいな話を聞きます。
この残しておく書類とは主にどんなものでしょう。
うちが客先に出しているもの、納品書・請求書はパソに入ってるのではっきり行って不要かと思っています。
仕入先から来るものはパソに入力したとしてもある程度の証拠(?)は必要と思いますが内容が重複してるものは片方で良い?
経費関係の領収書は全部糊付けして綴じて行ってます。

分かる方いらっしゃったらご意見お願いします。

またよろしくお願いします。

疑問と言うほどの事は無いのかもしれないですが、書類の保存についてお聞きします。

うちの場合なるべくペーパーレスに勤めていますので納品書の控えは特に取っておりません。パソに入っているので複写が必要であればいつでも印刷できますし。

ですが仕入先からは莫大に納品書が入ってきます。
これをパソに打ち込んだ後、請求書と止めて毎月綴じて行ってるのですがかなりの量です。
『納品書』と『請求書』って内容同じですよね?
請求書だけ綴じるなら月に一枚ですむしスペースも取らないので、納品書の保存が不要ならシュレッダー掛けて廃棄しようかと考えています。
最初から青色申告で叩いてもホコリは出ないと思いますが、税務署が来た時に『七年分?』の書類は残しておかないと・・・みたいな話を聞きます。
この残しておく書類とは主にどんなものでしょう。
うちが客先に出しているもの、納品書・請求書はパソに入ってるのではっきり行って不要かと思っています。
仕入先から来るものはパソに入力したとしてもある程度の証拠(?)は必要と思いますが内容が重複してるものは片方で良い?
経費関係の領収書は全部糊付けして綴じて行ってます。

分かる方いらっしゃったらご意見お願いします。

この質問に回答
回答

Re: 納品書の保存について

2007/05/02 17:32

katuki

おはつ

編集

sasyaさんZELDAさん有難うございます。

とりあえず仕入先の納品書に関して、打ち込むだけではなくスキャンして(届け出た上で)保存するって事ですね。
休み明けにでもやって見ます。

それで当社側の納品書なんですが、レーザープリンタで印刷してる為、昔のドットプリンタみたいに複写ははなから存在しない訳です。最近仕入先でもレーザープリンタで印刷されたものが増えてきましたが、皆さん二枚ずつ印刷されてるのでしょうか?

すごく環境に悪い法律ですね。

それから『国税関係帳簿』とは何と何をさすのでしょうか?
ネットで検索しましたがZELDAさんの書いていただいてる様な所に行き、どの書類がそれにあたるのかと言うのが引っかかりません。

納品書・請求書以外に何を印刷しておかねば行かないのでしょうか。

それとこの前始めて確定申告したのですが、買い掛け帳や売り掛け帳、現金出納帳など印刷して書類に添えて行きましたが必要ないので持って帰るように言われました。

これも税務署側が必要ないならこちらはいつでもパソコンで見れるので個人的には必要ないし、わざわざ紙に印刷する事(を全国でしてる)によってかなりの紙が必要ですよね。自然破壊ですよねぇ。

会計事務所や税理士に相談してる会社なら別ですが、一人でやってる個人事業主で確定申告も自分で出してます。

データはソフト会社のアップロード契約を結び自社とは別の場所に写しを取っています。

まぁ過去の客先に出した請求書や納品書をもう一度印刷しろと言われればいつでも出来るのですが、原本であって複写じゃないですよね。原本が二枚ある事になります。

う〜ん分からない事だらけですわ〜

sasyaさんZELDAさん有難うございます。

とりあえず仕入先の納品書に関して、打ち込むだけではなくスキャンして(届け出た上で)保存するって事ですね。
休み明けにでもやって見ます。

それで当社側の納品書なんですが、レーザープリンタで印刷してる為、昔のドットプリンタみたいに複写ははなから存在しない訳です。最近仕入先でもレーザープリンタで印刷されたものが増えてきましたが、皆さん二枚ずつ印刷されてるのでしょうか?

すごく環境に悪い法律ですね。

それから『国税関係帳簿』とは何と何をさすのでしょうか?
ネットで検索しましたがZELDAさんの書いていただいてる様な所に行き、どの書類がそれにあたるのかと言うのが引っかかりません。

納品書・請求書以外に何を印刷しておかねば行かないのでしょうか。

それとこの前始めて確定申告したのですが、買い掛け帳や売り掛け帳、現金出納帳など印刷して書類に添えて行きましたが必要ないので持って帰るように言われました。

これも税務署側が必要ないならこちらはいつでもパソコンで見れるので個人的には必要ないし、わざわざ紙に印刷する事(を全国でしてる)によってかなりの紙が必要ですよね。自然破壊ですよねぇ。

会計事務所や税理士に相談してる会社なら別ですが、一人でやってる個人事業主で確定申告も自分で出してます。

データはソフト会社のアップロード契約を結び自社とは別の場所に写しを取っています。

まぁ過去の客先に出した請求書や納品書をもう一度印刷しろと言われればいつでも出来るのですが、原本であって複写じゃないですよね。原本が二枚ある事になります。

う〜ん分からない事だらけですわ〜

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回答一覧
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1. Re: 納品書の保存について

2007/05/01 14:15

さーしゃ

すごい常連さん

編集

こんにちは。

納品書の保存についてということですが、不要ということはないと思います。
帳票類には法定保存期間というのがあって、原則はそれに則って皆さんファイリングされているんじゃないでしょうか。
これはたぶん会社によって独自に法定保存期間に何年か上乗せしたり、といったことがあると思うので、現時点でそのような規定を特に設けていないのであればkatukiさんガ設定してしまっても良いのでは??
。。なんて、書いていましたがここのサイトに情報がありました :-) ので、是非とも参考にしてみてください。

コチラ→ http://otasuke.ne.jp/modules/tinyd1/index.php?id=9

最近は環境問題への配慮があってペーパーレス化も進んでいますが、データも残っていないとなると少し不安かなぁと。

以上参考にしてみてください☆

こんにちは。

納品書の保存についてということですが、不要ということはないと思います。
帳票類には法定保存期間というのがあって、原則はそれに則って皆さんファイリングされているんじゃないでしょうか。
これはたぶん会社によって独自に法定保存期間に何年か上乗せしたり、といったことがあると思うので、現時点でそのような規定を特に設けていないのであればkatukiさんガ設定してしまっても良いのでは??
。。なんて、書いていましたがここのサイトに情報がありました :-) ので、是非とも参考にしてみてください。

コチラ→ http://otasuke.ne.jp/modules/tinyd1/index.php?id=9

最近は環境問題への配慮があってペーパーレス化も進んでいますが、データも残っていないとなると少し不安かなぁと。

以上参考にしてみてください☆

返信

2. Re: 納品書の保存について

2007/05/01 17:46

ZELDA

神の領域

編集

最近は環境問題への配慮があってペーパーレス化も進んでいますが、データも残っていないとなると少し不安かなぁと。

書類をパソコンのデータとして保存しておく場合は、税務署に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」を提出しておかなければ認められませんが、手続きはお済でしょうか?

この承認申請を提出していなければ、納品書や請求書を紙の状態で保存しなければなりません。
「データとして残っているので書類は残っていません」では通用しませんのでご注意を。

承認申請済みでしたら無用な回答で失礼致しました。

参考:国税庁
http://www.nta.go.jp/category/yousiki/denshityoubo/mokuji.htm

http://www.nta.go.jp/category/yousiki/houjin/annai/3030_01.htm

最近は環境問題への配慮があってペーパーレス化も進んでいますが、データも残っていないとなると少し不安かなぁと。

書類をパソコンのデータとして保存しておく場合は、税務署に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」を提出しておかなければ認められませんが、手続きはお済でしょうか?

この承認申請を提出していなければ、納品書や請求書を紙の状態で保存しなければなりません。
「データとして残っているので書類は残っていません」では通用しませんのでご注意を。

承認申請済みでしたら無用な回答で失礼致しました。

参考:国税
http://www.nta.go.jp/category/yousiki/denshityoubo/mokuji.htm

http://www.nta.go.jp/category/yousiki/houjin/annai/3030_01.htm

返信

3. Re: 納品書の保存について

2007/05/01 17:57

さーしゃ

すごい常連さん

編集

ZELDAさんこんにちは。
丁寧なフォローをありがとうございます。
税務署への事前申請までは知りませんでした。。お恥ずかしい。
電子申告やら何やらがどどーーーーっと増えたので、申請も当然ありますよね。

katukiさん、ZELDAさんのご意見も踏まえた上でご検討くださいませー。
中途半端なレスでごめんなさいでした。

ZELDAさんこんにちは。
丁寧なフォローをありがとうございます。
税務署への事前申請までは知りませんでした。。お恥ずかしい。
電子申告やら何やらがどどーーーーっと増えたので、申請も当然ありますよね。

katukiさん、ZELDAさんのご意見も踏まえた上でご検討くださいませー。
中途半端なレスでごめんなさいでした。

返信

4. Re: 納品書の保存について

2007/05/02 17:32

katuki

おはつ

編集

sasyaさんZELDAさん有難うございます。

とりあえず仕入先の納品書に関して、打ち込むだけではなくスキャンして(届け出た上で)保存するって事ですね。
休み明けにでもやって見ます。

それで当社側の納品書なんですが、レーザープリンタで印刷してる為、昔のドットプリンタみたいに複写ははなから存在しない訳です。最近仕入先でもレーザープリンタで印刷されたものが増えてきましたが、皆さん二枚ずつ印刷されてるのでしょうか?

すごく環境に悪い法律ですね。

それから『国税関係帳簿』とは何と何をさすのでしょうか?
ネットで検索しましたがZELDAさんの書いていただいてる様な所に行き、どの書類がそれにあたるのかと言うのが引っかかりません。

納品書・請求書以外に何を印刷しておかねば行かないのでしょうか。

それとこの前始めて確定申告したのですが、買い掛け帳や売り掛け帳、現金出納帳など印刷して書類に添えて行きましたが必要ないので持って帰るように言われました。

これも税務署側が必要ないならこちらはいつでもパソコンで見れるので個人的には必要ないし、わざわざ紙に印刷する事(を全国でしてる)によってかなりの紙が必要ですよね。自然破壊ですよねぇ。

会計事務所や税理士に相談してる会社なら別ですが、一人でやってる個人事業主で確定申告も自分で出してます。

データはソフト会社のアップロード契約を結び自社とは別の場所に写しを取っています。

まぁ過去の客先に出した請求書や納品書をもう一度印刷しろと言われればいつでも出来るのですが、原本であって複写じゃないですよね。原本が二枚ある事になります。

う〜ん分からない事だらけですわ〜

sasyaさんZELDAさん有難うございます。

とりあえず仕入先の納品書に関して、打ち込むだけではなくスキャンして(届け出た上で)保存するって事ですね。
休み明けにでもやって見ます。

それで当社側の納品書なんですが、レーザープリンタで印刷してる為、昔のドットプリンタみたいに複写ははなから存在しない訳です。最近仕入先でもレーザープリンタで印刷されたものが増えてきましたが、皆さん二枚ずつ印刷されてるのでしょうか?

すごく環境に悪い法律ですね。

それから『国税関係帳簿』とは何と何をさすのでしょうか?
ネットで検索しましたがZELDAさんの書いていただいてる様な所に行き、どの書類がそれにあたるのかと言うのが引っかかりません。

納品書・請求書以外に何を印刷しておかねば行かないのでしょうか。

それとこの前始めて確定申告したのですが、買い掛け帳や売り掛け帳、現金出納帳など印刷して書類に添えて行きましたが必要ないので持って帰るように言われました。

これも税務署側が必要ないならこちらはいつでもパソコンで見れるので個人的には必要ないし、わざわざ紙に印刷する事(を全国でしてる)によってかなりの紙が必要ですよね。自然破壊ですよねぇ。

会計事務所や税理士に相談してる会社なら別ですが、一人でやってる個人事業主で確定申告も自分で出してます。

データはソフト会社のアップロード契約を結び自社とは別の場所に写しを取っています。

まぁ過去の客先に出した請求書や納品書をもう一度印刷しろと言われればいつでも出来るのですが、原本であって複写じゃないですよね。原本が二枚ある事になります。

う〜ん分からない事だらけですわ〜

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5. Re: 納品書の保存について

2007/05/03 10:15

ZELDA

神の領域

編集

>皆さん二枚ずつ印刷されてるのでしょうか?

当方では正・副で合計2枚をプリントし、いずれにも社印等を捺印して正は客先へ副は保管用としています。


>『国税関係帳簿』とは何と何をさすのでしょうか?

買掛帳・売掛帳・仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳などの帳簿類全てです。

参考:国税庁 通達等
http://www.nta.go.jp/category/tutatu/kobetu/sonota/denshi/01/02/02_04.htm

これも、紙ではなくデータとして保管しておきたい場合は申請が必要となりますのでご注意下さい。

>皆さん二枚ずつ印刷されてるのでしょうか?

当方では正・副で合計2枚をプリントし、いずれにも社印等を捺印して正は客先へ副は保管用としています。


>『国税関係帳簿』とは何と何をさすのでしょうか?

買掛帳・売掛帳・仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳などの帳簿類全てです。

参考:国税庁 通達
http://www.nta.go.jp/category/tutatu/kobetu/sonota/denshi/01/02/02_04.htm

これも、紙ではなくデータとして保管しておきたい場合は申請が必要となりますのでご注意下さい。

返信

6. Re: 納品書の保存について

2007/05/07 15:05

katuki

おはつ

編集

今日税務署に行ってきました。

それで話を聞いていたら自社の発行した物は電磁的・・・で保存が可能だが仕入先から来た物は無理って言われました。

それで再度書き込んでいただいたページを確認して見るとやはり『取引の相手先から受け取った請求書等』とあるではないですか。

この『等』が何処まで含まれるか分かりませんが、請求書・納品書・領収書ぐらいまでいければかなりペーパーレスでいけますね。

税務署の人間が把握して無い届けを出そうと言うのだから大変ですね。

明日もう一度行って見ます。

今日税務署に行ってきました。

それで話を聞いていたら自社の発行した物は電磁的・・・で保存が可能だが仕入先から来た物は無理って言われました。

それで再度書き込んでいただいたページを確認して見るとやはり『取引の相手先から受け取った請求書等』とあるではないですか。

この『等』が何処まで含まれるか分かりませんが、請求書・納品書・領収書ぐらいまでいければかなりペーパーレスでいけますね。

税務署の人間が把握して無い届けを出そうと言うのだから大変ですね。

明日もう一度行って見ます。

返信

7. Re: 納品書の保存について

2007/05/09 12:52

ponkan

積極参加

編集

ちなみにですが、
県税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
(地方税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請)
も提出が必要になると思います。

「利子割還付を受けるからには提出が必要ですよ」といわれたことがあります。

※このとき、申請書の用紙を受け取りに窓口に行ったら、「そんな制度はありません」ときっぱり言われました。税務署だけじゃなく、まぁ、そんなもんなんだなぁ。。。と^^;

ちなみにですが、
県税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
地方税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請)
も提出が必要になると思います。

利子割還付を受けるからには提出が必要ですよ」といわれたことがあります。

※このとき、申請書の用紙を受け取りに窓口に行ったら、「そんな制度はありません」ときっぱり言われました。税務署だけじゃなく、まぁ、そんなもんなんだなぁ。。。と^^;

返信

8. Re: 納品書の保存について

2007/05/15 08:16

katuki

おはつ

編集

有難うございます。
問合せをしたらやはり必要との事です。
今日行ってきます。

有難うございます。
問合せをしたらやはり必要との事です。
今日行ってきます。

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