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交通費をプリペイドカードで

質問 回答受付中

交通費をプリペイドカードで

2005/08/12 13:16

peony

おはつ

回答数:2

編集

おはつです
営業社員の日常の交通費は従来使用した実費を精算、支出伝票に使用明細を添付して出金していましたが、この度プリペイドカード(Jスルーカード等)を会社で購入して営業さんに渡すということになりました。
ただ、この場合購入したカードは「貯蔵費」となり実費を振り替えていかないといけないそうなので、使用カードの管理をしていかなければなりません。
同様にされている企業の担当さんはどのように管理されていますか?

おはつです
営業社員の日常の交通費は従来使用した実費を精算、支出伝票に使用明細を添付して出金していましたが、この度プリペイドカード(Jスルーカード等)を会社で購入して営業さんに渡すということになりました。
ただ、この場合購入したカードは「貯蔵費」となり実費を振り替えていかないといけないそうなので、使用カードの管理をしていかなければなりません。
同様にされている企業の担当さんはどのように管理されていますか?

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1. Re: 交通費をプリペイドカードで

2005/08/12 18:10

TOKUJIN

すごい常連さん

編集

買ったとき「貯蔵品」(資産)にして、使った分交通費に
振り替えるか、逆に、買ったとき交通費にして、使ってない分
貯蔵品に振り替えるか、ですね。

実際自分でやっているわけではないので若干理屈っぽく
なると思いますが、基本は在庫の棚卸と同じですよ。
いくら使ったか、というのは、
1.最初いくらあったのか
2.いくら買ったのか
3.いくら残ってるのか
が分かれば、1+2−3で計算できます。
(はじめたときは1はないですね。)
2は、購入の都度仕訳を起こすでしょうからそれを
追いかければ分かりますが、それじゃ分かりにくいので
別に台帳をつけたほうがいいでしょう。
いつ、いくら、という形で記入して、渡したときに
いつ、誰に、と書いておけば十分でしょう。
あとは、使っている途中の分について直接確認して、これで、
台帳上まだ渡していないものと、使用途中の分の残額で3が
分かりますので、1+2−3=使用額、となります。

もっと正確にやるには、使い切った分は回収していって、台帳に
「済」マークをつけていくことですね。
上記は間接的に使用額を求めていますが、使い切った分の管理を
することで、回収済み+使用途中の使用額、で直接的に計算できますし、
1+2−使用額=3、になるはずなので、実際残高が3にならなければ、
なくした?誰か持ち出した?などの検証も可能になります。

カードが残高が分からないタイプのものなら、渡した時点で
使用済み扱いでもいいでしょう。

あとは、どの頻度でやるかなんですが、会社の損益に与える
影響と手間次第ですね。
購入の処理は購入の都度やるのでいいとして、振替処理を
都度やるか、毎月末にまとめてやるか。
そして使用中の分の確認を、毎月末にやるか(普段は手元未使用分
だけ貯蔵品とする)、期末だけやるか。

買ったとき「貯蔵品」(資産)にして、使った分交通費に
振り替えるか、逆に、買ったとき交通費にして、使ってない分
貯蔵品に振り替えるか、ですね。

実際自分でやっているわけではないので若干理屈っぽく
なると思いますが、基本は在庫の棚卸と同じですよ。
いくら使ったか、というのは、
1.最初いくらあったのか
2.いくら買ったのか
3.いくら残ってるのか
が分かれば、1+2−3で計算できます。
(はじめたときは1はないですね。)
2は、購入の都度仕訳を起こすでしょうからそれを
追いかければ分かりますが、それじゃ分かりにくいので
別に台帳をつけたほうがいいでしょう。
いつ、いくら、という形で記入して、渡したときに
いつ、誰に、と書いておけば十分でしょう。
あとは、使っている途中の分について直接確認して、これで、
台帳上まだ渡していないものと、使用途中の分の残額で3が
分かりますので、1+2−3=使用額、となります。

もっと正確にやるには、使い切った分は回収していって、台帳に
「済」マークをつけていくことですね。
上記は間接的に使用額を求めていますが、使い切った分の管理を
することで、回収済み+使用途中の使用額、で直接的に計算できますし、
1+2−使用額=3、になるはずなので、実際残高が3にならなければ、
なくした?誰か持ち出した?などの検証も可能になります。

カードが残高が分からないタイプのものなら、渡した時点で
使用済み扱いでもいいでしょう。

あとは、どの頻度でやるかなんですが、会社の損益に与える
影響と手間次第ですね。
購入の処理は購入の都度やるのでいいとして、振替処理を
都度やるか、毎月末にまとめてやるか。
そして使用中の分の確認を、毎月末にやるか(普段は手元未使用分
だけ貯蔵品とする)、期末だけやるか。

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2. Re: 交通費をプリペイドカードで

2005/08/12 20:49

peony

おはつ

編集

TOKUJIN様
ご丁寧な返答ありがとうございます

税務署に問い合わせてみたところ棚卸と同じ要領とのことでした。
残高をきっちり管理しておけば税務的には特に問題ないようです。
ただ付け加えて、管理面の手間が増えるともいってました。
手渡したカードを遺失したり、私用で使ってしまった場合などの残高に誤差が生じる原因などでどこの企業さんも管理する側が大変のようです。また営業さんにしてもカードで精算できないタクシーやバスなどは別途従来どおり処理する必要があるので正直当社にとっては運用するうえでのメリットは少なそうです。

TOKUJIN様
ご丁寧な返答ありがとうございます

税務署に問い合わせてみたところ棚卸と同じ要領とのことでした。
残高をきっちり管理しておけば税務的には特に問題ないようです。
ただ付け加えて、管理面の手間が増えるともいってました。
手渡したカードを遺失したり、私用で使ってしまった場合などの残高に誤差が生じる原因などでどこの企業さんも管理する側が大変のようです。また営業さんにしてもカードで精算できないタクシーやバスなどは別途従来どおり処理する必要があるので正直当社にとっては運用するうえでのメリットは少なそうです。

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