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株主総会について

質問 回答受付中

株主総会について

2005/05/19 17:24

quincy

積極参加

回答数:11

編集

資本金5000万円の中小企業ですが、株主が2名しかいません。
株主総会は行わない予定ですが、議事録を作成する必要はあるかと思います。議事録以外には招集通知を作成する必要はあるのでしょうか?その他作成する必要のある書類はあるのでしょうか?

資本金5000万円の中小企業ですが、株主が2名しかいません。
株主総会は行わない予定ですが、議事録を作成する必要はあるかと思います。議事録以外には招集通知を作成する必要はあるのでしょうか?その他作成する必要のある書類はあるのでしょうか?

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1件〜11件 (全11件)
| 1 |

1. Re: 株主総会について

2005/05/20 10:19

小桃

すごい常連さん

編集

quincyさん、こんにちは。

弊社は、資本金1000万円の小会社で昨年度が設立第1期目でしたが「株主総会」を行うと言うことで悪戦苦闘しております。

まず、損益計算書・貸借対照表・利益処分案を作成
監査報告書や、営業報告書の作成が必要かと・・・。

ただ、正確なプロセスを踏まないと問題があるのかもしれませんが(←私も勉強不足なので、正確なことは言えません。すみません。)

quincyさん、こんにちは。

弊社は、資本金1000万円の小会社で昨年度が設立第1期目でしたが「株主総会」を行うと言うことで悪戦苦闘しております。

まず、損益計算書・貸借対照表・利益処分案を作成
監査報告書や、営業報告書の作成が必要かと・・・。

ただ、正確なプロセスを踏まないと問題があるのかもしれませんが(←私も勉強不足なので、正確なことは言えません。すみません。)

返信

2. Re: 株主総会について

2005/05/20 11:07

mmm

積極参加

編集

当社は株主1名の会社です。
株主総会も取締役会も実態としてはペーパー処理です。

株主総会の手順としては次のとおりです。
1.取締役会
(計算書類、付属明細書の承認)商法281

2.取締役会
(株主総会召集の決議)    商法231

3.定時株主総会
               商法234
4.取締役会
(代表取締役、役付取締役選任)
               商法261


厳密にするとすれば、召集通知の投函や期日厳守やらで大変ですが、ペーパー開催ですので、初めに予定が組んであります。

但し、物理上、開催日及びその時間に取締役が、入院していたとか海外へいたとかいう場合には問題が発生しますので、つじつまをあわせておく必要はあります。













当社は株主1名の会社です。
株主総会も取締役会も実態としてはペーパー処理です。

株主総会の手順としては次のとおりです。
1.取締役会
(計算書類、付属明細書の承認)商法281

2.取締役会
株主総会召集の決議)    商法231

3.定時株主総会
               商法234
4.取締役会
(代表取締役、役付取締役選任)
               商法261


厳密にするとすれば、召集通知の投函や期日厳守やらで大変ですが、ペーパー開催ですので、初めに予定が組んであります。

但し、物理上、開催日及びその時間に取締役が、入院していたとか海外へいたとかいう場合には問題が発生しますので、つじつまをあわせておく必要はあります。













返信

3. Re: 株主総会について

2005/05/20 11:14

小桃

すごい常連さん

編集

弊社では、株主総会の準備を始めたのが遅かったため厳密に行った場合の日付に合わせて、監査報告書や取締役会議事録の作成をしました。

今日、招集通知を発送するのですが、『監査報告書』を添付しようと思っています。この場合、株主に送付するのは原本のコピーでよいのでしょうか?

弊社では、株主総会の準備を始めたのが遅かったため厳密に行った場合の日付に合わせて、監査報告書や取締役会議事録の作成をしました。

今日、招集通知を発送するのですが、『監査報告書』を添付しようと思っています。この場合、株主に送付するのは原本のコピーでよいのでしょうか?

返信

4. Re: 株主総会について

2005/05/20 11:43

mmm

積極参加

編集

当社の役員はオーナーですので、それほど厳密には事務処理はしておりません。事務方として注意することは、法的な書類不備(実印や三文判の押印の区別)や書類の日付の間違い(議事録の内容との不整合)等です。
株主さんと会社の関係にもよると思いますが、コピーでかまわないと思います。
但し、監査報告者原本を添付した計算書類一式は別に作成しておいたほうがよいと思います。

当社の役員はオーナーですので、それほど厳密には事務処理はしておりません。事務方として注意することは、法的な書類不備(実印や三文判の押印の区別)や書類の日付の間違い(議事録の内容との不整合)等です。
株主さんと会社の関係にもよると思いますが、コピーでかまわないと思います。
但し、監査報告者原本を添付した計算書類一式は別に作成しておいたほうがよいと思います。

返信

5. Re: 株主総会について

2005/05/20 11:57

小桃

すごい常連さん

編集

>但し、監査報告者原本を添付した計算書類一式は別に作成しておいたほうがよいと思います。

本店(5年間)および支店(3年間)への備置き(特例法23条6項)のことでしょうか?

>但し、監査報告者原本を添付した計算書類一式は別に作成しておいたほうがよいと思います。

本店(5年間)および支店(3年間)への備置き(特例法23条6項)のことでしょうか?

返信

6. Re: 株主総会について

2005/05/20 12:35

mmm

積極参加

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株主さんへ送る計算書類も監査報告書もすべてコピーだと思います。株主さんの手元にあるものと、原本の内容に相違がないと云う意味での保管です。

株主さんへ送る計算書類も監査報告書もすべてコピーだと思います。株主さんの手元にあるものと、原本の内容に相違がないと云う意味での保管です。

返信

7. mmmさんへ

2005/05/24 15:07

quincy

積極参加

編集

下記の件ですが・・・

1.取締役会
(計算書類、付属明細書の承認)商法281

2.取締役会
(株主総会召集の決議)    商法231

3.定時株主総会
               商法234
4.取締役会
(代表取締役、役付取締役選任)
               商法261


ペーパー上行う場合、1、2は議事録作成の必要はないのでしょうか?(代表取締役に口頭で承認済なのですが。)
3について、開催時間も入れないといけないのでしょうか?
ちなみに今回役員改選はないので4の議事録は作成しない予定です。

下記の件ですが・・・

1.取締役会
(計算書類、付属明細書の承認)商法281

2.取締役会
株主総会召集の決議)    商法231

3.定時株主総会
               商法234
4.取締役会
(代表取締役、役付取締役選任)
               商法261


ペーパー上行う場合、1、2は議事録作成の必要はないのでしょうか?(代表取締役に口頭で承認済なのですが。)
3について、開催時間も入れないといけないのでしょうか?
ちなみに今回役員改選はないので4の議事録は作成しない予定です。

返信

8. Re: mmmさんへ

2005/05/24 15:52

mmm

積極参加

編集

商法259条の3(召集手続きの省略)
取締役会は取締役及び監査役の全員の同意あるときは召集の手続きを経ずしてこれを開くことを得。

商法260条の4(取締役会の議事録、株主の閲覧)
1.取締役会の議事に付ては議事録を作ることを要す。
2.議事録には議事の経過の要領及其の結果を記載又は記録する  ことを要す。
3.前項の議事録が書面を以て作られたるときは出席したる取締  役及監査役之に署名することを要す。

となっており、1.(計算書類、付属明細書の承認)2.(株主総会の招集)についても取締役会において決議すべき事項となっています。

従って召集については省略することは可能であっても、議事録の作成の省略まではできません。

議事録はペーパー開催であっても実際に開催して行ったと同じ要領で作成します。
4.については役員改選がなければ作成の必要がありません。

株主総会議事録の作成要領については、当社を例にしてみると
1.会議の日時2.会議の場所
3.出席株主数及びその株式数
ヽ主総数発行済株式総数5跳荼△鰺する株主数
ち躋主の議決権数ニ榮の出席株主数Δ修竜跳荼⊃

以下定款の定めに照らし合わせて適法に総会が成立したことを確認し、以下議案の審議に入ります‥‥。


商法259条の3(召集手続きの省略)
取締役会は取締役及び監査役の全員の同意あるときは召集の手続きを経ずしてこれを開くことを得。

商法260条の4(取締役会の議事録、株主の閲覧)
1.取締役会の議事に付ては議事録を作ることを要す。
2.議事録には議事の経過の要領及其の結果を記載又は記録する  ことを要す。
3.前項の議事録が書面を以て作られたるときは出席したる取締  役及監査役之に署名することを要す。

となっており、1.(計算書類、付属明細書の承認)2.(株主総会の招集)についても取締役会において決議すべき事項となっています。

従って召集については省略することは可能であっても、議事録の作成の省略まではできません。

議事録はペーパー開催であっても実際に開催して行ったと同じ要領で作成します。
4.については役員改選がなければ作成の必要がありません。

株主総会議事録の作成要領については、当社を例にしてみると
1.会議の日時2.会議の場所
3.出席株主数及びその株式数
ヽ主総数発行済株式総数5跳荼△鰺する株主数
ち躋主の議決権数ニ榮の出席株主数Δ修竜跳荼⊃

以下定款の定めに照らし合わせて適法に総会が成立したことを確認し、以下議案の審議に入ります‥‥。


返信

9. Re: mmmさんへ

2005/05/24 16:42

quincy

積極参加

編集

mmmさんさっそくのレスありがとうございます。作成してみたのですが、
題名:「定時株主総会」
開催日:税務署申告日の前日
議案:決算報告書承認の件
・・・1財産目録 2貸借対照表 3営業報告書 4損益計算書 5利益金処分案 の承認を議長が求めるという内容で、次いで監査役が正当であると認めるという内容で作成しました。この後に、出席取締役のを求めるという内容になっております。・・・このような議事録を一枚作成すればよいでしょうか?また当社は監査は受けておらず、税理士さんに決算書作成を委託しております。

mmmさんさっそくのレスありがとうございます。作成してみたのですが、
題名:「定時株主総会
開催日:税務署申告日の前日
議案:決算報告書承認の件
・・・1財産目録 2貸借対照表 3営業報告書 4損益計算書 5利益金処分案 の承認を議長が求めるという内容で、次いで監査役が正当であると認めるという内容で作成しました。この後に、出席取締役のを求めるという内容になっております。・・・このような議事録を一枚作成すればよいでしょうか?また当社は監査は受けておらず、税理士さんに決算書作成を委託しております。

返信

10. Re: mmmさんへ

2005/05/24 17:48

mmm

積極参加

編集

監査役は一応いらっしゃいますよね。
小さい会社の場合、監査役は名前だけで実際には別人が監査をおこなっているケースもたくさんあることと思います。商法では厳格に監査役の職務や権限が決まっていますが、株主さんも役員さんも親族の場合が多いので、監査をおこなったことにすればよいと思います。それについては問題がおきることはあまりないと思われます。

議案が、決算報告書承認の件のみであれば、それでかまわないと思います(厳格には、商法で株主総会に諮るべき決議事項は結構ありますが‥‥)

題名は:第○○回定時株主総会
開催日については平成○年○月○日 何時とし、

文章中に、株主の承認を得た後、「以上をもって議長は○時○分に閉会を宣した」まで入れておくとよいと思います。

書面ですが後日問題にならないよう、手抜きの無いようにしておきましょう。

監査役は一応いらっしゃいますよね。
小さい会社の場合、監査役は名前だけで実際には別人が監査をおこなっているケースもたくさんあることと思います。商法では厳格に監査役の職務や権限が決まっていますが、株主さんも役員さんも親族の場合が多いので、監査をおこなったことにすればよいと思います。それについては問題がおきることはあまりないと思われます。

議案が、決算報告書承認の件のみであれば、それでかまわないと思います(厳格には、商法で株主総会に諮るべき決議事項は結構ありますが‥‥)

題名は:第○○回定時株主総会
開催日については平成○年○月○日 何時とし、

文章中に、株主の承認を得た後、「以上をもって議長は○時○分に閉会を宣した」まで入れておくとよいと思います。

書面ですが後日問題にならないよう、手抜きの無いようにしておきましょう。

返信

11. Re: mmmさんへ

2005/05/24 18:11

quincy

積極参加

編集

mmmさんいろいろありがとうございました。

mmmさんいろいろありがとうございました。

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