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扶養控除等申告書のパソコン作成について

質問 回答受付中

扶養控除等申告書のパソコン作成について

2016/10/19 14:27

yuu

おはつ

回答数:4

編集

年末調整の事務を行っていますが、毎年”扶養控除等申告書”を作成・配布して回収の一連の作業でかなり時間を取られます。(生年月日等の間違い、住所の番地不足、扶養の記入漏れ、提出期限の遅れなど)
どうしたらいいかなと考えていた所、使用している給与ソフトで源泉票の他に扶養等全て印字された扶養控除等申告書が印刷できることを知りました。
給与ソフトに入力している扶養や住所はもう何年も重ねてチェックしてきたものでほぼ間違いがなく、これを全員分印刷し、間違いがないかをチェックしてもらい訂正がある人はその個所を記入、問題ない人はそれにハンコを押してもらいそれを提出してもらうという形をとれればと思いました。

給与ソフトの会社に「これは保管する申告書として使用してもいいですか」と聞いたところ「問題ありません」との回答でしたが、顧問の税理士事務所に伺うと「できれば手書きの方が」と言われました。ダメではないが、やはり「手書きでするべき」と最後まで了承は貰えませんでした。
出来るだけ楽をしたいのであきらめきれず税務署に尋ねた所あっさりと「給与ソフトからの印刷で問題ないですよ」との答えを頂きました。
税務署の答えだから信用するべきですが、顧問なので税理士の言葉も重く…。

7年保管する書類なので不備があってはいけませんが、できたら印刷したものにハンコして保管がとても理想的です。手書きだとどうしても不備が生まれる上に、社員の中には去年のものをそのまま書くから見せてというような本末転倒なことを言う者も多く、それなら印刷物でも同じことだと思っています。

すでに給与ソフトを利用されている方、パソコンから入力して印字されている方、もしくは手書きが原則などというハッキリしたルールをお知りの方は教えて頂けると助かります。

年末調整の事務を行っていますが、毎年”扶養控除等申告書”を作成・配布して回収の一連の作業でかなり時間を取られます。(生年月日等の間違い、住所の番地不足、扶養の記入漏れ、提出期限の遅れなど)
どうしたらいいかなと考えていた所、使用している給与ソフトで源泉票の他に扶養等全て印字された扶養控除等申告書が印刷できることを知りました。
給与ソフトに入力している扶養や住所はもう何年も重ねてチェックしてきたものでほぼ間違いがなく、これを全員分印刷し、間違いがないかをチェックしてもらい訂正がある人はその個所を記入、問題ない人はそれにハンコを押してもらいそれを提出してもらうという形をとれればと思いました。

給与ソフトの会社に「これは保管する申告書として使用してもいいですか」と聞いたところ「問題ありません」との回答でしたが、顧問の税理士事務所に伺うと「できれば手書きの方が」と言われました。ダメではないが、やはり「手書きでするべき」と最後まで了承は貰えませんでした。
出来るだけ楽をしたいのであきらめきれず税務署に尋ねた所あっさりと「給与ソフトからの印刷で問題ないですよ」との答えを頂きました。
税務署の答えだから信用するべきですが、顧問なので税理士の言葉も重く…。

7年保管する書類なので不備があってはいけませんが、できたら印刷したものにハンコして保管がとても理想的です。手書きだとどうしても不備が生まれる上に、社員の中には去年のものをそのまま書くから見せてというような本末転倒なことを言う者も多く、それなら印刷物でも同じことだと思っています。

すでに給与ソフトを利用されている方、パソコンから入力して印字されている方、もしくは手書きが原則などというハッキリしたルールをお知りの方は教えて頂けると助かります。

この質問に回答
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1. Re:扶養控除等申告書のパソコン作成について

2016/10/20 10:11

kumasan-zz

さらにすごい常連さん

編集

ハッキリしたルールは知りませんが、某知恵袋にこんなのがありました。
http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q12146800272

給与システムの従業員マスターは随時更新されてると思いますが、
いざ、申告書作成・回収となった際に…
「妻のパート収入が今年は予想外に多かった。」とか「子供は4月に就職してた。」みたいな
ケースが往々にしてあります。てか、うちは結構あります。(^^;)
手書きの記入ミスのリスクは否めませんが、年末調整対象者自身に確認させるプロセスを
重視してるのではないでしょうか?

ハッキリしたルールは知りませんが、某知恵袋にこんなのがありました。
http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q12146800272

給与システムの従業員マスターは随時更新されてると思いますが、
いざ、申告書作成・回収となった際に…
「妻のパート収入が今年は予想外に多かった。」とか「子供は4月に就職してた。」みたいな
ケースが往々にしてあります。てか、うちは結構あります。(^^;)
手書きの記入ミスのリスクは否めませんが、年末調整対象者自身に確認させるプロセスを
重視してるのではないでしょうか?

返信

2. Re:Re:扶養控除等申告書のパソコン作成について

2016/10/20 13:05

yuu

おはつ

編集

回答ありがとうございます!本当助かります!
リンク先も確認いたしました。ネット上でも検索したのですが、ここまで的確なものは見つけられませんでした。ありがとうございました。

そうですよね、本人に書いてもらう=本人に間違いなく確認してもらうというのもあると思うので、私も今回印字したものを10〜11月に確認してもらい、不備がなければ捺印してもらう(捺印=本人が了承したとみなす旨を伝える)という手順にしたらどうかな、と考えています。
kumasan-zzさんの言うように、扶養が外れてしまうか否かの部分が特に重要だと思いますので、その辺りを重点的にしようとすると逆にその他の名前や住所は印字されていれば「扶養の異動や収入金額を特にチェックしてください」と強くお願い出来て不備を防げるかなと思ったのです…。
不備・変更・所得の変更があれば記載してもらい、それにそって給与ソフトを変更⇒変更して印字し直した申告書をまた本人に確認してもらい了承を得たら捺印・保存(7年)の流れはどうでしょうか?

恥ずかしながら営業の人数が多い+ 面倒がる人間が多いので、毎年所得の見積もりを100万と書いてみたり(扶養が外れますよ、と伝えると収入金額だった!と慌てます)、1歳の子を控除対象に書いてみたりととても不備が多くて申告書が汚くなってしまうのが難点で。

あまり固執するつもりもないのですが、毎年の事なのでルール化出来たらと思った次第です。
50名を一人でやるもので出来るだけ手間暇を惜しみたいのですが、出来るだけ法に沿ったルールでやりたいなと考えています。
何か助言などあればぜひお願いします!

回答ありがとうございます!本当助かります!
リンク先も確認いたしました。ネット上でも検索したのですが、ここまで的確なものは見つけられませんでした。ありがとうございました。

そうですよね、本人に書いてもらう=本人に間違いなく確認してもらうというのもあると思うので、私も今回印字したものを10〜11月に確認してもらい、不備がなければ捺印してもらう(捺印=本人が了承したとみなす旨を伝える)という手順にしたらどうかな、と考えています。
kumasan-zzさんの言うように、扶養が外れてしまうか否かの部分が特に重要だと思いますので、その辺りを重点的にしようとすると逆にその他の名前や住所は印字されていれば「扶養の異動や収入金額を特にチェックしてください」と強くお願い出来て不備を防げるかなと思ったのです…。
不備・変更・所得の変更があれば記載してもらい、それにそって給与ソフトを変更⇒変更して印字し直した申告書をまた本人に確認してもらい了承を得たら捺印・保存(7年)の流れはどうでしょうか?

恥ずかしながら営業の人数が多い+ 面倒がる人間が多いので、毎年所得の見積もりを100万と書いてみたり(扶養が外れますよ、と伝えると収入金額だった!と慌てます)、1歳の子を控除対象に書いてみたりととても不備が多くて申告書が汚くなってしまうのが難点で。

あまり固執するつもりもないのですが、毎年の事なのでルール化出来たらと思った次第です。
50名を一人でやるもので出来るだけ手間暇を惜しみたいのですが、出来るだけ法に沿ったルールでやりたいなと考えています。
何か助言などあればぜひお願いします!

返信

3. Re:Re:Re:扶養控除等申告書のパソコン作成について

2016/10/20 15:00

kumasan-zz

さらにすごい常連さん

編集

弊社は70人ちょいの会社です。
扶養も保険料の方も、会社のゴム印だけを押したものを
11月に配布してます。
配布の際に「12月○日まで提出期限厳守!」と、
「ちゃんと書かないと、年調できませんよ!」は必ず伝えます。

配布するのは
1.28年分扶養控除等申告書
2.28年分保険料などの申告書
3.29年分扶養控除等申告書
4.年末調整の手引きの記入例のページをコピーしたもの。
の4点セットで、「ここ分かんねぇ」って問い合わせや、記載内容に”?”やミスがあれば、
その都度対応する感じですね。

もちろん、手書きなので抹消線や訂正印でごちゃごちゃしますが、訂正箇所は当人に
説明・確認しながら直してもらうようにしています。
で、FAが揃ったら従業員データを変更→年調計算って流れです。

う〜む、なんとも雑な仕事で参考にならないでしょうが、なんとかなっています。ハハハ

弊社は70人ちょいの会社です。
扶養も保険料の方も、会社のゴム印だけを押したものを
11月に配布してます。
配布の際に「12月○日まで提出期限厳守!」と、
「ちゃんと書かないと、年調できませんよ!」は必ず伝えます。

配布するのは
1.28年分扶養控除等申告書
2.28年分保険料などの申告書
3.29年分扶養控除等申告書
4.年末調整の手引きの記入例のページをコピーしたもの。
の4点セットで、「ここ分かんねぇ」って問い合わせや、記載内容に”?”やミスがあれば、
その都度対応する感じですね。

もちろん、手書きなので抹消線や訂正印でごちゃごちゃしますが、訂正箇所は当人に
説明・確認しながら直してもらうようにしています。
で、FAが揃ったら従業員データを変更→年調計算って流れです。

う〜む、なんとも雑な仕事で参考にならないでしょうが、なんとかなっています。ハハハ

返信

4. Re:Re:Re:Re:扶養控除等申告書のパソコン作成について

2016/10/21 11:07

yuu

おはつ

編集

何度も書き込みありがとうございました。

うちの手順もほぼ同じです。
1、ゴム印を押した申告書(前回間違えていた項目や注意点を記載)
2、書き方の記入ページをコピーして添付
3、所得金額の計算方法を別途記載して作成した者も添付

でもかなりの間違いがあり、結局去年のものを見ながら確認後、本人に確認しながら訂正です。
結局ここで「去年のものを見ながら私が訂正」を行うので、なんだか意味のないような気がして、今回こんな質問をしました…^^;
本人に訂正してもらえばいいと思うのですが、直行直帰の会社なので提出物がある日と給料日にしか皆さん来れないので、訂正数分の為に遠方へ出張がほとんどの社員を呼び出すのがほぼ無理でこうなってしまっています。
源泉だけでなく+支払調書も出すので、○日までに!と伝えていても「忘れた」「でも年内に源泉ください」…たまにぶちきれそうになります(笑)

大変参考になりました!税務署にも再度確認し、様式さえ間違いなければ全く問題ないとの言質を頂きましたので、今年はためしにやってみようかと思います!
本当にありがとうございました。お互いこれからの年末業務頑張りましょう^^

何度も書き込みありがとうございました。

うちの手順もほぼ同じです。
1、ゴム印を押した申告書(前回間違えていた項目や注意点を記載)
2、書き方の記入ページをコピーして添付
3、所得金額の計算方法を別途記載して作成した者も添付

でもかなりの間違いがあり、結局去年のものを見ながら確認後、本人に確認しながら訂正です。
結局ここで「去年のものを見ながら私が訂正」を行うので、なんだか意味のないような気がして、今回こんな質問をしました…^^;
本人に訂正してもらえばいいと思うのですが、直行直帰の会社なので提出物がある日と給料日にしか皆さん来れないので、訂正数分の為に遠方へ出張がほとんどの社員を呼び出すのがほぼ無理でこうなってしまっています。
源泉だけでなく+支払調書も出すので、○日までに!と伝えていても「忘れた」「でも年内に源泉ください」…たまにぶちきれそうになります(笑)

大変参考になりました!税務署にも再度確認し、様式さえ間違いなければ全く問題ないとの言質を頂きましたので、今年はためしにやってみようかと思います!
本当にありがとうございました。お互いこれからの年末業務頑張りましょう^^

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